1. Allgemeines

Diese Webanwendung ("Eloora") verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit den geltenden Datenschutzgesetzen, insbesondere der DSGVO. Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden und welche Rechte du hast.

2. Welche Daten wir erheben

Registrierung & Login

Zur Nutzung der App ist eine Registrierung mit E-Mail-Adresse und Passwort erforderlich. Diese Daten werden ausschließlich für die Verwaltung deines Nutzerkontos verwendet.

Passwörter werden verschlüsselt gespeichert (über Supabase Auth mit bcrypt).

Mietverwaltungsdaten

Als Vermieter, der Eloora nutzt, gibst du Informationen über deine Gesellschaften, Standorte, Garagen, Mieter (einschließlich Namen, Kontaktdaten und IBANs), Mietverträge und Zahlungsverläufe ein. Diese Daten werden in deinem Auftrag verarbeitet, um die Verwaltungsfunktionen der App bereitzustellen.

Bankdaten

Du kannst die Bankkonten deiner Gesellschaften mit Eloora verbinden. Die Anmeldung bei deiner Bank und die Freigabe erfolgen ausschließlich im Formular von BANKSapi. Eloora sieht deine Zugangsdaten zum Online-Banking nie und speichert für deine Bankkonten weder ein Passwort noch einen Zugangsschlüssel. Von den verbundenen Konten speichern wir die Umsätze in beide Richtungen (Buchungs- und Wertstellungsdatum, Betrag, Name und IBAN der Gegenseite, Verwendungszweck sowie Referenzen und Geschäftsvorfallcode der Bank), aber nicht den Buchungstext der Bank. Dazu kommen ein gebuchter Kontostand je Konto und Tag, ein Protokoll jedes Abrufs (Zeitraum, Anzahlen und bei einem Fehler dessen Art) und die Angabe, für welche Tage die Umsätze eines Kontos vollständig vorliegen. Wir nutzen diese Daten, um Zahlungen den Mietverträgen zuzuordnen, Auszahlungen zu bestätigen, Konten abzustimmen und sie dir anzuzeigen. Die Umsätze enthalten auch Daten Dritter, etwa Name, IBAN und Verwendungszweck deiner Mieter. Auch diese Daten verarbeiten wir in deinem Auftrag.

Bei den Schritten, die du selbst auslöst (Konto verbinden, Daten aktualisieren, Verbindung trennen, Überweisung senden), übermitteln wir deine öffentliche IP-Adresse an BANKSapi, weil die Banken sie als Nachweis verlangen. Wir speichern sie dafür nicht, und BANKSapi speichert sie ebenfalls nicht. Die automatischen Abrufe, tagsüber stündlich, senden keine IP-Adresse.

Dokumente

Eloora erstellt und speichert Dokumente zu deinen Mietverträgen, zum Beispiel Mietverträge und Anschreiben, unterschriebene Exemplare, die du hochlädst, Übergabeprotokolle, Mahnungen, Kündigungsschreiben und Quittungen. Diese Dateien werden in deinem Auftrag verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und beim Speicheranbieter Supabase in Frankfurt am Main verschlüsselt abgelegt (AES-256-Verschlüsselung ruhender Daten). Abrufen können sie nur die Mitglieder deiner Organisation, über die App.

KI-Unterstützung

Eloora setzt KI an vier Stellen ein: im Chat mit Eloora, wenn du ein eigenes Dokument als Vorlage einliest, wenn du eine Rechnung hochlädst und wenn du ein Foto für ein Inserat hochlädst. Im Chat übermitteln wir deine Nachrichten, angehängte Dateien und die Daten deiner Organisation, die Eloora für die Antwort liest (auch Mieterdaten), an Anthropic, PBC (USA), das sie mit seinem Modell Claude verarbeitet. Anthropic verwendet diese Daten nicht zum Training seiner Modelle. Deine Chats speichern wir in unserer Datenbank bei Supabase in Frankfurt am Main. Sie sind nur für dich sichtbar, auch nicht für andere Mitglieder deiner Organisation. Angehängte Dateien speichern wir mit dem Chat, damit Eloora sie auch in späteren Nachrichten lesen kann, und löschen sie mit dem Chat oder deinem Konto. Liest du ein eigenes Dokument als Vorlage ein und lässt dir Platzhalter vorschlagen, senden wir seinen Text einmal an Anthropic, auch Namen und Anschriften, die darin stehen, damit Claude vorschlägt, wo Platzhalter hingehören. Die Datei selbst verlässt dein Gerät nicht, und den Text speichern wir nicht. Lädst du eine Rechnung hoch, senden wir die Datei einmal an Anthropic, damit Claude Lieferant, IBAN, Betrag, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit und Empfänger ausliest. Du prüfst diese Angaben, bevor etwas bezahlt wird. Die Rechnung und ihre Angaben speichern wir in deiner Organisation bei Supabase in Frankfurt am Main. Auch diese Daten verwendet Anthropic nicht zum Training seiner Modelle. Lädst du ein Foto für ein Inserat hoch, senden wir es einmal an Anthropic, damit Claude beschreibt, was darauf zu sehen ist. Der Telefonassistent liest diese Beschreibung Anrufern vor, die nach den Fotos fragen. Personen, Kennzeichen und Namen beschreibt Claude nicht. Die Beschreibung speichern wir in deiner Organisation bei Supabase in Frankfurt am Main und löschen sie mit dem Foto. Die Zuordnung deiner Bankumsätze zu Mietverträgen arbeitet ohne KI.

Spracheingabe im Chat

Wenn du im Chat eine Nachricht diktierst, nimmt dein Browser nach deiner Mikrofonfreigabe deine Stimme auf. Wenn du das Diktat übernimmst oder die Aufnahme von selbst endet, senden wir sie über unseren Server an Mistral AI, damit Voxtral sie in Text umwandelt. Die Aufnahme endet auch nach zehn Minuten, wenn du die App in den Hintergrund legst oder wenn das Mikrofon unterbrochen wird. Mit „Verwerfen“ brichst du die Aufnahme oder Übertragung ab. Der Text landet in deinem Eingabefeld, wo du ihn prüfen und ändern kannst. Erst mit dem Senden wird er zu einer Chatnachricht. Wir speichern keine Audiodatei in Eloora und schreiben weder die Aufnahme noch den erkannten Text in Server-Logs. Bei einem Fehler bleibt die Aufnahme vorübergehend im Arbeitsspeicher deines Browsers, damit du es erneut versuchen kannst. Nach erfolgreicher Übertragung, beim Verwerfen oder beim Verlassen des Chats geben wir diese Kopie frei.

Feedback

Wenn du uns über „Feedback“ schreibst, senden wir deine Nachricht und deine Anhänge per E-Mail an unser Postfach, zusammen mit deinem Namen, deiner E-Mail-Adresse, deiner Organisation mit deiner Rolle und deinem Tarif, Angaben zu deinem Gerät (Art, Betriebssystem, Browser, Fenster- und Bildschirmgröße, Sprache, Zeitzone) und der Seite, auf der du gerade warst. An deine Adresse geht eine Bestätigung. In Eloora selbst speichern wir davon nichts.

Benachrichtigungen auf dem Gerät

Schaltest du unter Einstellungen › Benachrichtigungen die Benachrichtigungen für ein Gerät ein, speichern wir für dieses Gerät die Adresse, die der Push-Dienst deines Browsers vergibt, die zugehörigen Schlüssel, die Sprache der App und die Kennung deines Browsers (User-Agent). Damit wir dich nur benachrichtigen, wenn du die App verlassen hast, während Eloora antwortet, meldet die Seite während einer Antwort, ob sie sichtbar ist; diese Angabe löschen wir spätestens nach einem Tag. Eine Benachrichtigung enthält nur den Titel des Chats und einen festen Satz, nie den Inhalt der Antwort, und ist für dein Gerät verschlüsselt. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), die du mit dem Schalter jederzeit widerrufen kannst.

Werkzeuge für Eloora (MCP-Server)

Eloora liest und ändert Daten deiner Organisation über unseren eigenen MCP-Server, immer im Namen des angemeldeten Mitglieds. Änderungen führt Eloora erst aus, wenn du im Chat zustimmst. Der Server läuft bei Railway in den Niederlanden und nimmt nur Anfragen aus der Eloora-App an. Einen eigenen KI-Assistenten wie Claude kannst du derzeit nicht verbinden.

Server-Logs

Der Hosting-Anbieter Vercel erfasst technische Daten (zum Beispiel IP-Adresse, Browsertyp, Zugriffszeit), um den Betrieb der App sicherzustellen.

Fehlerberichte

Tritt in der App oder im MCP-Server ein Fehler auf, senden wir einen Fehlerbericht an Sentry: Fehlermeldung, technischen Ablauf, Browser und Betriebssystem, die aufgerufene Adresse ohne Parameter sowie eine pseudonyme Nutzer- und Organisations-ID. Deine IP-Adresse, Formularinhalte, Cookies und lokale Variablen gehen nicht in den Bericht. IBANs, E-Mail-Adressen, IP-Adressen und Zugangsschlüssel in Fehlermeldungen ersetzen wir vor dem Versand durch Platzhalter.

3. Zweck der Datenverarbeitung

• Bereitstellung der Verwaltungsfunktionen (Gesellschaften, Standorte, Garagen, Mieter, Mietverträge, Zahlungen, Dokumente)
• Verwaltung und Authentifizierung von Nutzerkonten
• Abruf der Umsätze verbundener Bankkonten, Zuordnung von Zahlungen zu Mietverträgen, Bestätigung von Auszahlungen und Abstimmung der Konten
• KI-Unterstützung im Chat mit Eloora einschließlich der Umwandlung deiner Diktate in Text, beim Vorschlagen von Platzhaltern für ein eigenes Dokument, das du als Vorlage einliest, und beim Auslesen hochgeladener Rechnungen
• Versand von E-Mails: Benachrichtigungen zu deinem Konto und Schreiben, die du über Eloora an deine Mieter sendest
• Bearbeitung deiner Anfragen und deines Feedbacks
• Systemsicherheit, Bot-Schutz und Fehleranalyse

4. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Betrieb und der Absicherung der App).

5. Datenempfänger

• Supabase Inc. (Authentifizierung, Datenbank und Dateispeicher; Rechenzentrum in Frankfurt am Main)
• Vercel Inc. (Hosting der App und ihrer Serverfunktionen einschließlich der PDF-Erstellung, aggregierte Webanalyse; Serverfunktionen in Frankfurt am Main)
• BANKSapi Technology GmbH, München (Abruf der Umsätze und Kontostände deiner verbundenen Bankkonten und Auslösen der Überweisungen, die du bei deiner Bank bestätigst; Rechenzentren der noris network in Deutschland, zertifiziert nach ISO 27001, keine Übermittlung in Drittländer)
• Anthropic, PBC, USA (KI-Verarbeitung über die Anthropic API, für den Chat mit Eloora, das Vorschlagen von Platzhaltern in eingelesenen Dokumenten, das Auslesen hochgeladener Rechnungen, das Beschreiben von Inseratsfotos und das Zuordnen der Spalten einer importierten Liste, dafür nur Spaltennamen und die Form der Spalten)
• Apple Inc., Google LLC, Mozilla Corporation oder Microsoft Corporation, USA, je nach Browser, nur wenn du Benachrichtigungen einschaltest (Zustellung über ihre Push-Dienste; sie sehen die Geräteadresse, die Uhrzeit und die Größe, nicht den Inhalt)
• Resend (Versand von E-Mails: Benachrichtigungen zu deinem Konto, dein Feedback an uns und unsere Bestätigung, der Newsletter, wenn du ihn bestellt hast, und Schreiben, die du über Eloora an deine Mieter sendest, zum Beispiel Mahnungen)
• Functional Software, Inc. (Sentry, Fehlerüberwachung der App und des MCP-Servers; Datenregion EU)
• Railway Corporation (Hosting des MCP-Servers in den Niederlanden)
• Tally BV, Belgien (Kontaktformular)
• Cloudflare, Inc. (Bot-Schutz im Anmeldeformular über den Turnstile-Dienst). Wenn du das Anmeldeformular öffnest, erhält Cloudflare technische Signale aus deinem Browser (etwa IP-Adresse, User-Agent und Interaktionsmetadaten), um Menschen von automatisiertem Missbrauch zu unterscheiden. Details findest du im Cloudflare Turnstile Privacy Addendum.

Diese Dienstleister sind Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO, einige mit Sitz in den USA. DSGVO-konforme Verträge (Standardvertragsklauseln) liegen vor.

Für die optionale Spracheingabe im Chat erhält Mistral AI deine Sprachaufnahme zur Umwandlung in Text. Dafür nutzen wir den EU-Endpunkt von Mistral: Die Modellverarbeitung erfolgt in Rechenzentren in der EU und in EFTA-Staaten. Diese regionale Zusage umfasst nicht sämtliche Betriebsmetadaten wie Kontoverwaltung, Abrechnung und Nutzungsanalyse.

In eigener Verantwortung, nicht in unserem Auftrag, handelt BANKSapi als Kontoinformationsdienst und, für Überweisungen, als Zahlungsauslösedienst. BANKSapi besitzt dafür eine Erlaubnis nach dem Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) und wird von der BaFin beaufsichtigt. Die Anmeldung bei deiner Bank und die Freigabe laufen nach den Bedingungen von BANKSapi, denen du in deren Formular zustimmst.

6. Speicherdauer

• Nutzerkontodaten: gespeichert, solange dein Konto besteht
• Mietverwaltungsdaten (Gesellschaften, Standorte, Garagen, Mieter, Mietverträge, Zahlungen): gespeichert, solange deine Organisation besteht
• Bankdaten (Umsätze, Kontostände, Abrufprotokolle): gespeichert, solange deine Organisation besteht. Trennst du eine Bankverbindung, löschen wir den Zugang bei BANKSapi und rufen nichts mehr ab. Bereits gespeicherte Umsätze bleiben, weil Zahlungen und Buchungen auf ihnen beruhen.
• Dokumente zu Mietverträgen: gespeichert, solange deine Organisation besteht. Eine automatische Löschung nach Fristen gibt es derzeit nicht.
• Chats mit Eloora: gespeichert, bis du den Chat löschst, spätestens bis dein Konto oder deine Organisation gelöscht wird
• Diktate: keine Audiodateien in Eloora gespeichert; die Kopie im Arbeitsspeicher deines Browsers bleibt nur bis zur erfolgreichen Übertragung, zum Verwerfen oder zum Verlassen des Chats. Ein gesendeter Text gehört danach zu deinem Chat.
• Geräte für Benachrichtigungen: bis du die Benachrichtigungen ausschaltest, dich auf dem Gerät abmeldest oder der Push-Dienst das Gerät nicht mehr kennt, spätestens bis dein Konto gelöscht wird
• Server-Logs durch Vercel: laut Anbieter maximal 30 Tage

Gelöschte Daten können in den Sicherungskopien unseres Datenbankanbieters noch bis zur turnusmäßigen Rotation der Backups enthalten sein. Sicherungskopien werden nicht dazu verwendet, gelöschte personenbezogene Daten wiederherzustellen.

7. Deine Rechte

Du hast jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über deine gespeicherten Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung deiner Daten ("Recht auf Vergessenwerden")
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch gegen die Verarbeitung

Dein Konto kannst du in den Kontoeinstellungen selbst löschen (Art. 17 DSGVO). Dabei löschen wir die Organisationen, deren Inhaber du bist, mit allen darin gespeicherten Daten und Dateien. Hat eine solche Organisation weitere Mitglieder, musst du sie vorher übergeben oder die Mitglieder entfernen. Vorher lassen wir bei BANKSapi alle Bankzugänge und Bankdaten dieser Organisationen löschen, ebenso den technischen Nutzer, über den Eloora sie abruft. Gelingt das nicht, bleibt dein Konto bestehen.

Bitte kontaktiere uns unter: team@eloora.io

8. SSL-Verschlüsselung

Die Verbindung zu dieser Webanwendung erfolgt über eine sichere HTTPS-Verbindung.

9. Cookies & Tracking-Technologien

Eloora verwendet zwei Kategorien von Cookies und Tracking-Technologien. Eine vollständige Übersicht mit Anbieter, Zweck und Speicherdauer findest du auf der Cookies-Seite.

Unbedingt erforderlich

Wir verwenden einen Supabase-Authentifizierungs-Cookie, um dich angemeldet zu halten, das Cloudflare-Turnstile-Bot-Schutz-Signal im Anmeldeformular und einen localStorage-Eintrag, der deine Cookie-Einstellungen auf diesem Gerät speichert. Diese lassen sich nicht deaktivieren, da die App ohne sie nicht funktionieren würde. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Messung (berechtigtes Interesse, Widerspruch möglich)

Wir nutzen Vercel Analytics, um Seitenaufrufe zu zählen und die Performance aggregiert zu messen. Es wird kein Werbeprofil erstellt, keine seitenübergreifende Kennung gesetzt und keine personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Verständnis der Produktnutzung). Wir haben dieses Interesse gegen deine Datenschutzrechte abgewogen und sind zu dem Schluss gekommen, dass die aggregierte Messung ohne personenbezogene Kennungen verhältnismäßig ist. Du kannst jederzeit auf der Cookies-Seite widersprechen; der Widerspruch beendet das Senden der Beacons.

Sollten künftig weitere Messwerkzeuge hinzukommen, werden sie unter dieselbe Kategorie gestellt und nur nach deiner Einwilligung aktiviert.

10. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung kann bei Bedarf aktualisiert werden. Die aktuelle Fassung ist jederzeit auf der Website verfügbar.

Impressum

Angaben gemäß § 5 TMG:

Janik Dietz
Wolframstraße 25
86161 Augsburg
Deutschland
E-Mail: team@eloora.io

Verantwortlich für den Inhalt gemäß § 55 Abs. 2 RStV:
Janik Dietz