Vorlagen verwalten

Eloora erzeugt deine Dokumente aus Vorlagen. Für jede Art gibt es den Eloora-Standard, der gilt, solange du nichts Eigenes hinterlegst. Du kannst eigene Vorlagen anlegen, sie wie ein Dokument bearbeiten, festlegen, an welchen Standorten sie gelten, und sie mit einem echten Mietverhältnis prüfen, bevor du speicherst. Du findest alles unter Einstellungen und Vorlagen.

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Video folgt

Eine kurze Videoanleitung zu diesem Schritt wird ergänzt.

Hinweis: Eloora stellt die Vorlagen als Arbeitshilfe bereit. Sie ersetzen keine Rechtsberatung. Wir empfehlen, deine Verträge von einer Rechtsanwältin oder einem Rechtsanwalt prüfen zu lassen.

Die Liste

Die Liste zeigt alle Vorlagen, geordnet nach Dokumenten: Mietvertrag mit seinen Anlagen (Hausordnung, Datenschutzhinweis, Widerrufsbelehrung, Vorzeitiger Beginn), Anschreiben, Mahnungen (1. und 2. Mahnung), Kündigung (Kündigungsbestätigung und fristlose Kündigung) und Quittung.

Jede Zeile nennt die Vorlage, wo sie gilt, ihre Version und wann sie zuletzt gespeichert wurde. Unter jeder Art steht der Eloora-Standard mit „überall, wo nichts Eigenes gilt“. Eine Anlage ohne eigenen Text steht dort als „nicht hinterlegt“ und wird nicht gedruckt.

Hinweis: Die freundliche Zahlungserinnerung vor der ersten Mahnung hat keine Vorlage auf dieser Seite. Sie gehört zum Mahnwesen.

Was gilt an einem Standort?

Mit dem Standort-Filter über der Liste siehst du, welche Vorlage ein neuer Vertrag an einem Standort wirklich bekommt. Wähle einen oder mehrere Standorte: Jede Art zeigt dann genau die Vorlage, die dort greift, den Eloora-Standard, wenn nichts Eigenes gilt, oder „nicht hinterlegt“ bei einer Anlage ohne Text. Gilt an einem Standort je Vertragsvariante etwas anderes, steht die Variante dabei. Die Zahl an jedem Standort sagt, für wie viele Arten dort eine eigene Vorlage greift.

Dieselbe Übersicht findest du auf der Seite des Standorts unter Dokumente.

Eine Vorlage anlegen

Klicke auf Vorlage anlegen.
Wähle die Art und womit du beginnst: mit dem Eloora-Standard (bei einer Anlage mit einem leeren Text), mit einer Kopie einer vorhandenen Vorlage dieser Art oder mit einem Eigenen Dokument (siehe unten).
Eloora schlägt einen Namen vor. Ändere ihn bei Bedarf.
Bearbeite den Text und klicke auf Speichern.

Bis zum ersten Speichern wird nichts angelegt. Eine neue Vorlage gilt zunächst Überall, wenn für diese Art noch keine andere Vorlage überall gilt, sonst noch nirgends. Das änderst du unter Gilt für.

Ein eigenes Dokument mitbringen

Hast du schon einen Vertrag oder Briefe, die du seit Jahren nutzt, bringst du sie als Vorlage mit. Wähle unter Vorlage anlegen die Art und Eigenes Dokument, dann eine Datei oder Text einfügen, und klicke auf Einlesen.

Formate: eine Word-Datei (.docx), ein PDF mit Text oder eingefügter Text. Eine Datei darf bis zu 10 MB groß sein. Das alte Word-Format (.doc) und eingescannte PDFs kann Eloora nicht lesen: Speichere die Datei als .docx oder füge den Text ein.
Lieber Word als PDF: Aus einer Word-Datei übernimmt Eloora Absätze, Überschriften und Fettdruck. Ein PDF kennt nur Zeilen auf Seiten, deshalb kommen Absätze und Trennstriche daraus nicht immer sauber an. Aufzählungen aus Word stehen als 1., 2., 3. im Text, Tabellen zeilenweise.
Was Eloora ändert und was nicht: Eloora übernimmt deinen Text Wort für Wort. Mit Platzhalter vorschlagen sucht Eloora die Stellen, an denen die Werte eines Mietverhältnisses stehen, etwa Name, Betrag oder Mietbeginn, und setzt dort Platzhalter ein. Bevor du den Text siehst, prüft Eloora, dass kein Zeichen deines Textes verändert wurde. Was Eloora selbst druckt, etwa Unterschriftenzeilen, Briefkopf und Seitenzahlen, steht unter Nicht übernommen, und die Nummern der Paragraphen zählt Eloora selbst. Werte, die Eloora nicht kennt, etwa ein Geburtsdatum, bleiben Text.
Vorschläge prüfen: Neben dem Text steht die Liste Vorschläge, jeder Vorschlag mit einem Schalter. Platzhalter sind eingeschaltet. Bedingungen („Nur drucken, wenn …“) und automatische Passagen wie die Kündigungsregel schaltest du selbst ein, denn sie ändern, welche Worte gedruckt werden. Der Text folgt jedem Schalter. Text bearbeiten schließt die Liste, danach bearbeitest du den Text wie jede Vorlage. Angelegt wird die Vorlage erst mit Speichern.
Wo dein Text hingeht: Die Datei bleibt auf deinem Gerät, gelesen wird sie in deinem Browser. Mit Platzhalter vorschlagen geht der gelesene Text einmal an Anthropic in den USA, damit das Modell Claude vorschlägt, wo Platzhalter hingehören. Eloora speichert ihn dabei nicht, und Anthropic verwendet ihn nicht zum Training. Das kann ein paar Sekunden bis zu einer Minute dauern. Ohne das Häkchen verlässt der Text dein Gerät erst, wenn du speicherst. Lädst du die Seite vor dem Speichern neu, ist das eingelesene Dokument weg.
Gliederung: Erkennt Eloora die Paragraphen nicht, steht der ganze Text in einem Abschnitt. Setze den Cursor in die Überschrift des nächsten Paragraphen und wähle im Menü des Abschnitts Paragraph hier teilen.

Ein eingelesener Vertrag hat meist noch keinen Verwendungszweck, weil alte Verträge keinen Zahlungscode kennen. Die Zeile „Im Text fehlt“ sagt dir, welche Platzhalter du noch einsetzen solltest.

Gilt für: wo eine Vorlage gilt

Unter Gilt für und Ändern legst du fest, wo eine Vorlage gilt:

Überall: für alle Standorte.
Nur an bestimmten Standorten: Du wählst einzelne Standorte oder eine ganze Gesellschaft. Eine Gesellschaft umfasst alle ihre Standorte, auch künftige.
Hast du mehrere Vertragsvarianten, kannst du die Vorlage außerdem auf bestimmte Varianten beschränken, zum Beispiel nur für Stellplätze.

Eine Vorlage, die nirgends gilt, wird nicht gedruckt. So kannst du einen neuen Text in Ruhe vorbereiten, bevor er einen alten ersetzt.

Welche Vorlage gewinnt

Gelten mehrere Vorlagen einer Art, gewinnt die genaueste: eine Vorlage für den Standort vor einer für die Vertragsvariante, diese vor einer für die Gesellschaft, diese vor einer, die überall gilt. Gilt „Standardvertrag“ überall und „Magdeburg mit Strom“ in Magdeburg, bekommt Magdeburg den zweiten und alle anderen Standorte den ersten.

Genau dieselbe Stelle kann nur eine Vorlage einer Art belegen. Wählst du einen Standort, den schon eine andere Vorlage hat, sagt Eloora es vor dem Speichern, zum Beispiel „Lindenhof nutzt bisher „Altvertrag“ und wechselt zu dieser Vorlage.“ Mit dem Speichern wechselt der Standort.

Den Text bearbeiten

Du bearbeitest die Vorlage auf der Seite, auf der sie gedruckt wird. Was Eloora selbst druckt, etwa Briefkopf, Anschrift des Mieters oder Unterschriften, steht gesperrt an seinem Platz.

Platzhalter fügt einen Wert ein, der beim Erzeugen aus dem Mietverhältnis kommt, etwa „Mieter › Anschrift“ oder „Standort › Name“. Ein Platzhalter steht als Baustein im Text und wird als Ganzes verschoben oder gelöscht.
Nur drucken, wenn … markiert eine Passage, die nur unter einer Bedingung gedruckt wird, zum Beispiel nur wenn eine Kaution vereinbart ist. Die Passage ist grau hinterlegt und trägt die Bedingung als Schild.
Fett hebt Text hervor.

Beim Mietvertrag fügst du Paragraphen hinzu und ordnest sie über ihr Menü neu. Paragraph hier teilen im selben Menü macht aus dem Absatz, in dem der Cursor steht, und allem danach einen neuen Paragraphen. Ein Zähler erscheint, wenn ein Feld sich seiner Längengrenze nähert. Ein Problem in einem Feld steht in einem Satz darunter. Drückst du Speichern, solange eines offen ist, springt Eloora zu diesem Feld und sagt, was fehlt. Gespeichert wird erst, wenn alles passt.

Was die Automatik im Text braucht

Manche Angaben braucht Eloora im Text, damit die Abläufe danach von selbst funktionieren. Fehlt eine, steht über dem Text eine Zeile wie „Im Text fehlt: Verwendungszweck, IBAN“. Sie warnt nur und hält nichts auf.

Mietvertrag: Verwendungszweck (der Zahlungscode, an dem Eloora Zahlungen erkennt), IBAN des Empfangskontos, die Miete, der Mietbeginn, die Kündigungsregel sowie Vermieter und Mieter.
Mahnungen: Gesamtrückstand, Frist und die IBAN, auf die gezahlt werden soll.
Kündigungsbestätigung: das Datum, zu dem das Mietverhältnis endet.
Fristlose Kündigung: der Gesamtrückstand.

Fügst du die genannten Platzhalter über Platzhalter ein, verschwindet die Zeile. Unter Empfohlen stehen genau diese Platzhalter oben.

Mit einem echten Mietverhältnis prüfen

Über Platzhalter | Beispiel schaltest du zwischen dem Bearbeiten und einer Ansicht um, die zeigt, was für ein Mietverhältnis gedruckt würde. Daneben wählst du das Mietverhältnis, oder Beispieldaten, wenn du noch keines hast. Eloora schlägt zuerst ein Mietverhältnis vor, für das die Vorlage gilt.

Jeder eingesetzte Wert ist anklickbar und nennt, woher er kommt, mit einem Link dorthin, wo du ihn änderst.
Fehlt ein Wert, steht dort „fehlt:“ und der Name des Platzhalters. Eloora setzt keinen Ersatzwert ein.
Eine Passage, die für dieses Mietverhältnis nicht gedruckt wird, steht als „entfällt:“ mit ihrer Bedingung.
Was ein Mietverhältnis noch nicht hat, etwa der Rückstand und die Frist einer Mahnung oder das Ende bei einer Kündigungsbestätigung, füllt Eloora mit Beispielwerten.

PDF ansehen oben rechts öffnet den Text, so wie er gerade steht, als PDF in einem neuen Tab, mit „Vorschau“ auf jeder Seite. Dabei wird nichts gespeichert. Eine Anlage erscheint im Vertrag an ihrem Platz.

Speichern und Versionen

Sobald du etwas änderst, erscheint unten über dem Text Speichern, und mit Strg+S (am Mac ⌘S) speicherst du von überall auf der Seite. Jedes Speichern legt eine neue Version an. Danach sagt Eloora an derselben Stelle kurz, wo die Änderung gilt, zum Beispiel „Gilt ab jetzt für neue Dokumente an 3 Standorten.“ Eine Änderung wirkt nur auf neue Dokumente. Erstellte und versendete Verträge, Mahnungen und Briefe behalten die Version, mit der sie entstanden sind. Änderst du nur den Namen, entsteht keine neue Version.

Unter Versionen siehst du jede gespeicherte Fassung mit Tag und wer sie gespeichert hat. Ansehen zeigt eine alte Fassung, Wiederherstellen speichert ihren Text als neue Version.

Verlässt du die Seite mit ungespeicherten Änderungen, fragt Eloora vorher nach.

Archivieren

Über das Menü oben rechts archivierst du eine Vorlage. Vorher sagt Eloora, was die betroffenen Standorte danach nutzen, zum Beispiel „Magdeburg nutzt danach „Standardvertrag“.“ Gespeicherte Versionen und erstellte Dokumente bleiben erhalten. Der Name ist danach wieder frei.

Wer was darf

Alle Mitglieder sehen die Vorlagen, ihre Versionen, die Ansicht Beispiel und das PDF. Anlegen, Bearbeiten, Gilt für ändern und Archivieren hängt von deiner Rolle ab. Fehlt dir eine Berechtigung, ist die Schaltfläche gesperrt.

Vorlagen lassen sich auch auf dem Smartphone und dem Tablet bearbeiten. Für lange Verträge ist ein größerer Bildschirm angenehmer.