Vorlage
Eine Vorlage (template) ist der bearbeitbare Text, aus dem Eloora ein PDF-Dokument erzeugt. Statt jeden Vertrag oder jede Mahnung neu zu schreiben, pflegen Sie einmal eine Vorlage je Kategorie. Beim Erzeugen füllt Eloora die Seriendruckfelder mit den echten Daten aus Garagenhof, Einheit, Mieter und Mietvertrag.
Vorlagen je Kategorie
Es gibt eine Vorlage je Dokumentkategorie:
- Mietvertrag (lease): der Vertragstext mit Präambel und nummerierten Paragrafen.
- 1. Mahnung (dunning_1), auch als Zahlungserinnerung bezeichnet.
- 2. Mahnung (dunning_2).
- Kündigung (termination): die fristlose Kündigung.
- Anschreiben (cover_letter): das Begleitschreiben.
- Kündigungsbestätigung (kuendigungsbestaetigung): die Bestätigung einer vom Mieter ausgesprochenen Kündigung.
Die Vorlagen pflegen Sie in den Einstellungen unter Vorlagen. Über Auf Standard zurücksetzen holen Sie die mitgelieferten Standardtexte zurück.
Die Mietvertragsvorlage hat eine eigene, strukturierte Form: einen Dokumententitel, eine Präambel (die Vertragsparteien) und beliebig viele Paragrafen mit Titel und Text, die Sie hinzufügen, löschen und verschieben können. Die übrigen Kategorien (Mahnungen, Kündigung, Anschreiben, Kündigungsbestätigung) sind flache Briefe mit Feldern wie Betreff, Anrede, Haupttext, Grußformel und Kontakt-Fußzeile.
Hinweis: Eloora stellt die Vorlagen als Arbeitshilfe bereit. Sie ersetzen keine Rechtsberatung. Lassen Sie Ihre Verträge im Zweifel anwaltlich prüfen.
Seriendruckfelder und Platzhalter
Ein Seriendruckfeld (Platzhalter, merge variable) ist eine Variable in der Vorlage, die Eloora beim Erzeugen durch den echten Wert ersetzt. Sie schreiben es in doppelten geschweiften Klammern, zum Beispiel {{monthly_rent}}. Über Variable einfügen und die Hilfe Verfügbare Variablen sehen Sie die verfügbaren Felder mit Beispielwerten.
Die Felder sind nach Bereich gruppiert. Einige Beispiele:
- Vertragsparteien:
{{parties_block}}rendert Vermieter und Mieter zweispaltig nebeneinander. - Vermieter:
{{owner_name}},{{owner_address_postal}},{{owner_bank_iban}},{{owner_bank_name}}. - Mieter:
{{tenant_name}},{{tenant_address_postal}}. - Mietobjekt:
{{unit_identifier}},{{unit_type_name}},{{compound_name}},{{access_key_count}},{{garage_key_count}},{{keys_total}}. - Vertrag:
{{lease_start_date}},{{monthly_rent}},{{deposit_amount}},{{term_type}},{{notice_period_months}}. - System:
{{ort_datum}}(Ort und Datum kombiniert),{{datum_heute}}.
Bei Mahnungen und Kündigungen kommen Rückstandsfelder hinzu, etwa {{overdue_month}}, {{deadline_date}}, {{total_outstanding}} und {{outstanding_months_list}}.
Für Adressen gibt es mehrere Schreibweisen desselben Felds: {{tenant_address_postal}} liefert den DIN-gerechten zweizeiligen Anschriftenblock für den Fensterumschlag, {{tenant_address_oneline}} die einzeilige und {{tenant_address_block}} die ausführliche Form.
Die Verwalterangaben des Garagenhofs steuern zwei automatische Felder: {{manager_preamble_clause}} und {{manager_sender_clause}} rendern nur dann etwas, wenn am Garagenhof ein Verwalter hinterlegt ist.
Hinweis: Mit **Text** setzen Sie Text fett, zum Beispiel **{{monthly_rent}} EUR**.
Vorlagen je Einheitstyp (Scoping)
Jede Vorlage gilt entweder als Standard für alle Einheitstypen oder ist auf einen bestimmten Einheitstyp zugeschnitten.
- Die Standardvorlage gilt für alle Einheitstypen ohne eigene Vorlage.
- Hinterlegen Sie zusätzlich eine Vorlage für einen bestimmten Einheitstyp (zum Beispiel eine andere Vertragsvorlage für Garagen mit Strom), nutzt Eloora für Einheiten dieses Typs die spezielle Vorlage und fällt für alle anderen auf den Standard zurück.
Über den Einheitstyp-Umschalter in den Einstellungen wechseln Sie zwischen der Standardvorlage und den typ-spezifischen Vorlagen.
Wie aus einer Vorlage ein Dokument wird
Beim Erzeugen wählt Eloora die passende Vorlage (erst nach Einheitstyp, sonst den Standard), ersetzt die Seriendruckfelder mit den Daten des Vorgangs und rendert daraus ein PDF. Die Dokumente lassen sich herunterladen und direkt per E-Mail an den Mieter senden.