Häufige Fragen

Antworten auf wiederkehrende Fragen aus dem Alltag mit Eloora. Wenn deine Frage hier nicht beantwortet wird, hilft oft die passende Detailseite weiter (siehe „Verwandte Themen“ am Ende).

Warum erscheint mein Desktop-Outlook nicht in der Liste, die mein Browser bei „In Mail öffnen“ anzeigt?

Wenn du im Erinnerungs- oder Mahn-Dialog auf In Mail öffnen klickst, baut Eloora nur einen mailto:-Link mit Empfänger, Betreff und Text. Welche Programme zur Auswahl angeboten werden, entscheidet allein dein Browser und dein Betriebssystem, nicht Eloora.

Eine Website kann aus Datenschutzgründen weder sehen, welche E-Mail-Programme bei dir installiert sind, noch eines davon gezielt auswählen. In der Liste tauchen deshalb meist nur Web-Dienste auf (zum Beispiel Gmail oder Outlook im Web), weil diese sich selbst beim Browser als Mail-Anwendung registrieren. Ein installiertes Desktop-Programm muss sich dagegen aktiv beim Betriebssystem als Standard für mailto-Links eintragen. Das neue Outlook (Outlook für Windows) tut das häufig nicht von selbst, sodass es in der Auswahl fehlt.

So bekommst du dein Desktop-Programm in die Liste:

Im Browser-Dialog „Andere Anwendung auswählen“ (oder ähnlich) prüfen, ob dein Programm dort schon manuell wählbar ist.
Unter Windows in den Einstellungen die Standard-Apps öffnen und für das Protokoll MAILTO (oder unter „Standardwerte nach Protokoll festlegen“) dein gewünschtes E-Mail-Programm hinterlegen.
In Firefox zusätzlich unter Einstellungen im Bereich Anwendungen den Eintrag für mailto auf dein Programm umstellen.

Hinweis: Du bist nicht auf den mailto-Link angewiesen. Im selben Dialog kopierst du Empfänger, Betreff und Text über die jeweiligen Kopier-Schaltflächen und fügst sie direkt in dein E-Mail-Programm ein. Bei E-Mail-Nachrichten gibt es außerdem die Schaltfläche Direkt versenden, die die Nachricht über Eloora verschickt, wobei deine eigene Adresse als Antwort-Adresse erscheint.

Welche Dateien kann ich hochladen?

Eloora liest Kontoauszüge im Format camt.053 (.xml) und als .csv-Dateien aus deutschen Bankexporten ein. Andere Dateitypen (zum Beispiel PDF, XLSX oder MT940) werden nicht akzeptiert. Am einfachsten ist camt.053, dort musst du nichts einstellen (siehe Einen camt.053-Kontoauszug importieren).

Beim ersten CSV-Upload einer Bank ordnest du die Spalten der Datei den benötigten Feldern zu. Pflichtfelder sind:

Buchungsdatum, Zahler, Betrag

Optional sind IBAN und Verwendungszweck. Die Zuordnung wird als Bank-Profil gespeichert und beim nächsten Upload derselben Bank automatisch vorgeschlagen, samt Format (Trennzeichen, Zeichenkodierung, Dezimal- und Datumsformat).

Beim Import werden nur Zahlungseingänge übernommen. Ausgehende Buchungen (negativer oder Null-Betrag) werden gefiltert, ebenso Zeilen, in denen Datum, Zahler oder Betrag fehlen oder nicht zum eingestellten Format passen.

Warum wird eine Zahlung doppelt importiert oder als Duplikat übersprungen?

Eloora rechnet Uploads zusammen, statt sich auf eine eindeutige Kennung zu verlassen, denn deutsche Bank-CSVs liefern oft keine stabile Transaktions-ID. Maßgeblich ist, wie oft eine identische Buchung in einer einzelnen Datei vorkommt.

Lädst du denselben Auszug erneut hoch, wird nichts doppelt erfasst. Der Import ist idempotent.
Zahlt ein Mieter am selben Tag zweimal denselben Betrag (zum Beispiel für zwei Garagen), bleiben beide Buchungen erhalten. Das ist eine echte, gewollte Doppelzahlung, kein Fehler.
Ein späterer Auszug, der eine dritte identische Zahlung enthält, ergänzt genau diese eine zusätzliche Buchung.

Im Importergebnis siehst du diese Logik in den Werten Neu importiert und Duplikate übersprungen.

Warum wird eine Zahlung keinem Mieter zugeordnet?

Eloora gleicht jede eingehende Zahlung in mehreren Stufen gegen deine Mieter ab: zuerst über die IBAN, dann über hinterlegte Zahlungsnamenvarianten, danach über den exakten und schließlich über einen ähnlichen Namen (unscharfe Suche).

Eine Zahlung bleibt offen oder landet zur Prüfung in der Warteschlange, wenn keiner dieser Wege greift, etwa weil der Kontoinhaber anders heißt als der Mieter (Ehepartner, Firmenkonto) und weder die IBAN noch eine Namensvariante hinterlegt ist.

So verbesserst du die Erkennung:

Hinterlege die IBAN beim Mieter. Eloora schlägt eine unbekannte IBAN nach einem erfolgreichen Namenstreffer auch selbst zur Übernahme vor.
Trage unter dem Mieter über Variante hinzufügen einen abweichenden Zahlernamen als Zahlungsnamenvariante ein.
Ordne offene Zahlungen einmalig manuell im Handlungsbedarf (in der App Warteschlange) zu. Eloora merkt sich dabei die IBAN für künftige Uploads.

Wie markiere ich einen Monat als entschuldigt, ohne eine Zahlung zu erfassen?

Manche Monate sollen im Zahlungsraster nicht als offen oder unvollständig erscheinen, obwohl keine volle Zahlung eingegangen ist (zum Beispiel bei Leerstand oder einer Stundung). Öffne dazu das betreffende Feld im Zahlungsraster und wähle Als entschuldigt markieren. Du gibst einen Grund an:

Leerstand, Stundung, Teilzahlung OK, Sonstiges

Optional ergänzt du eine Notiz (maximal 500 Zeichen), die im Monatsfeld angezeigt wird. Das Feld wechselt danach in einen neutralen, entschuldigten Zustand. Entschuldigte Monate werden im Mahnwesen übersprungen. Über Entschuldigung entfernen machst du die Markierung wieder rückgängig.

Warum sehe ich nach der Registrierung nur „Fast geschafft!“ und komme nicht ins Dashboard?

Nach der Registrierung sind zwei Schritte nötig, bevor Eloora dich ins Dashboard lässt:

E-Mail bestätigen. Klicke auf den Link in der Bestätigungs-E-Mail, die wir an deine Adresse geschickt haben.
Freischaltung abwarten. Wir prüfen jeden neuen Zugang manuell und benachrichtigen dich per E-Mail, sobald dein Konto freigeschaltet ist.

Bis dahin siehst du die Seite „Fast geschafft!“. Das ist erwartetes Verhalten und kein Fehler. Sobald dein Konto freigeschaltet ist, gelangst du nach der Anmeldung direkt ins Dashboard.

Muss ich zuerst einen Einheitstyp anlegen, bevor ich eine Garage erfassen kann?

Ja. Jede Einheit braucht einen Einheitstyp (zum Beispiel „Einzelgarage“ oder „Stellplatz mit Strom“). Du kannst ihn direkt im Anlegen-Dialog der Einheit über Neuen Einheitstyp anlegen erstellen oder vorab unter Einstellungen > Einheitstypen. Ob ein Einheitstyp Strom hat, steuert später, ob im Übergabeprotokoll Zählerstände abgefragt werden.

Wie lege ich viele Garagen auf einmal an?

Wechsle im Anlegen-Dialog der Einheit in den Modus Mehrere und gib unter Von und Bis einen Nummernbereich an. Eine Vorschau zeigt alle Kennungen, die angelegt werden. Bereits vorhandene Kennungen werden automatisch ausgeschlossen.

Warum ist mein neuer Mietvertrag nicht sofort aktiv?

Neue Mietverträge starten im Status Ausstehend und durchlaufen ein kurzes Onboarding: Vertrag versendet, Vertrag unterschrieben, Kaution, Schlüsselübergabe. Erst der Schritt Schlüssel übergeben und aktivieren setzt den Mietvertrag auf Aktiv. Die Kaution lässt sich dabei überspringen, wenn keine vereinbart wurde.

Warum kann ich keinen Mietvertrag erstellen?

Die Vertragsgenerierung ist blockiert, solange an der Einheit die Anzahl der Zugangs- und Garagenschlüssel nicht gesetzt ist. Trage beide Werte an der Einheit ein. Wenn es keine Schlüssel gibt, trage ausdrücklich 0 ein, damit Eloora den Wert als gesetzt erkennt.

Ändert eine Mieterhöhung auch vergangene Monate?

Nein. Eine Mietänderung mit Gültig ab-Datum wirkt nie rückwirkend. Monate vor dem Stichtag behalten ihre bisherige Miete. Liegt das Datum mitten im Monat, greift die neue Miete erst ab dem Folgemonat.

Warum wurde eine Zahlung in Höhe von Kaution plus Miete aufgeteilt?

Nahe dem Mietbeginn erkennt Eloora den typischen Fall „Kaution + erste Miete“. Eine eingehende Zahlung in dieser Höhe wird automatisch aufgeteilt: Die Kaution wird getrennt von der Miete gebucht und der Kautionsstatus auf bezahlt gesetzt.

Warum landet eine eindeutig erkannte Zahlung trotzdem in der Warteschlange?

Eloora bewertet jeden Treffer mit einer Konfidenz. Treffer hoher Konfidenz (IBAN oder exakter Name) werden automatisch verbucht. Treffer mittlerer Konfidenz (umgestellte Namensreihenfolge oder unscharfe Ähnlichkeit) werden nicht automatisch gebucht, sondern als Zuordnung prüfen zur Bestätigung in die Warteschlange gestellt.

Gibt es einen automatischen Mahnlauf?

Nein. Du löst jede Stufe (Erinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung, fristlose Kündigung) pro Mieter selbst aus. Eloora erzeugt das passende Dokument und bietet dir Deeplinks (E-Mail oder WhatsApp), den Direktversand oder den Brief an. Eine automatische Eskalation nach einer bestimmten Anzahl offener Monate gibt es nicht.

Was ist der Unterschied zwischen Kündigungsbestätigung und fristloser Kündigung?

Die Kündigungsbestätigung bestätigt dem Mieter den Eingang seiner eigenen Kündigung und das vereinbarte Enddatum. Die fristlose Kündigung ist dagegen die Kündigung durch dich als Vermieter wegen Zahlungsverzugs (§ 543 BGB). Sie liegt im Mahnwesen, am Ende der Eskalationsstufen.

Bis wann wird nach einer Kündigung noch Miete erwartet?

Bis zum eingetragenen Enddatum. Bei einem in der Zukunft liegenden Enddatum bleibt der Status Gekündigt, der Mieter bleibt der Einheit zugewiesen und die Miete wird bis zum Enddatum weiter erwartet. Erst danach wechselt der Mietvertrag auf Beendet.

Kann ich Claude.ai oder einen anderen Assistenten mit Eloora verbinden?

Nein, nicht mehr. Es gibt keinen Connector, keine MCP-Server-URL und keine API-Schlüssel. Eloora nutzt du direkt in der App, über den Eintrag Neuer Chat in der Seitenleiste.

Kann Eloora im Chat eine fertige PDF (Vertrag, Mahnung) erzeugen?

Nein. Eloora erzeugt und speichert noch keine Dokumente. Verträge, Mahnungen und Kündigungsbestätigungen erstellst du auf ihren Seiten in der App. Eloora kann aber ein angehängtes PDF lesen, zum Beispiel einen Mietvertrag, und daraus Mieter und Mietverhältnis vorbereiten.

Werden meine Mieterdaten zum KI-Training verwendet?

Nein. Was du Eloora schreibst und anhängst, und die Daten, die Eloora für eine Antwort liest, gehen an Anthropic, PBC in den USA, das sie mit seinem Modell Claude verarbeitet. Anthropic trainiert damit keine KI-Modelle. Deine Chats speichern wir in unserer Datenbank in Frankfurt am Main, nur für dich sichtbar, bis du sie löschst.

Warum erscheint auf meinem Vertrag der Name des Garagenhofs statt mein Vermietername?

Das Feld Rechtsform am Garagenhof ist leer. Eloora nutzt für den Vermieternamen zuerst die Rechtsform (zum Beispiel „GbR Müller & Schmidt“) und greift nur ersatzweise auf den Namen des Garagenhofs zurück. Trage die Rechtsform am Garagenhof ein.

Warum taucht meine Hausverwaltung nicht auf dem Dokument auf?

Der Verwalterblock erscheint nur, wenn am Garagenhof das Feld Name der Hausverwaltung ausgefüllt ist. Ohne diesen Namen bleibt der gesamte Verwalterblock im Dokument leer.

Wirkt eine geänderte Standard-Bankverbindung auch auf bestehende Garagenhöfe?

Nein. Die Standard-Bankverbindung aus den Einstellungen wird nur in neu angelegte Garagenhöfe übernommen. Bestehende Höfe behalten ihren bisherigen Wert. Passe die Bankverbindung in diesem Fall direkt am jeweiligen Garagenhof an.

Wie lange speichert Eloora meine Mieterdokumente?

Je nach Dokumenttyp gilt eine feste Speicherfrist:

Ausweiskopien: 3 Monate
Verträge, Mahnungen, Kündigungen, Übergabeprotokolle: 3 Jahre
Entwürfe, Anschreiben, Sonstiges: 6 Monate

Die Frist beginnt erst mit dem Vertragsende oder der Archivierung des Mieters, nicht mit dem Hochladen. Das geplante Löschdatum siehst du am Dokument als Hinweis Wird gelöscht am TT.MM.JJJJ.

Wie lösche ich mein gesamtes Eloora-Konto?

Öffne Einstellungen › Konto und klicke ganz unten auf Konto löschen. Nach der Bestätigung werden Datenbank, Dateispeicher und Anmeldedaten endgültig entfernt. Audit-Protokolle bleiben aus rechtlichen Gründen erhalten.

Kann ich alle meine Daten auf einmal exportieren?

Einen Ein-Klick-Komplettexport gibt es derzeit nicht. Einzelne Dokumente kannst du direkt herunterladen. Eine vollständige Auskunft oder die Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO erhältst du auf Anfrage beim Verantwortlichen (Kontaktdaten in der Datenschutzerklärung).

Stellt Eloora einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bereit?

Aktuell nicht im Produkt. Die Datenschutzerklärung beschreibt das Verhältnis zu den eingesetzten Auftragsverarbeitern, ersetzt aber keinen abschließbaren AVV zwischen dir und Eloora. Wenn du einen AVV für deine Dokumentation benötigst, wende dich bitte direkt an den Anbieter.

Kann ich meine Zahlungen aus Eloora als DATEV-Datei exportieren?

Noch nicht. Der DATEV-Export (EXTF-Buchungsstapel), ein Kontenrahmen und fortlaufende Belegnummern sind geplant, aber noch nicht gebaut. Deine Zahlungen werden bereits abgeglichen und gespeichert, sodass ein späterer Export auf einer sauberen Datenbasis aufsetzt.