Bestand importieren

Du hast deine Mieter schon in einer Liste? Dann lädst du sie für einen Standort hoch, prüfst die Spalten und übernimmst alle laufenden Mietverhältnisse mit einem Klick. Eloora legt dabei fehlende Einheiten und Mieter an und schreibt nichts, bevor du bestätigst.

Die Verträge laufen ja schon. Deshalb übernimmt Eloora sie als laufende Mietverhältnisse: Du musst keinen Vertrag erstellen, nichts unterschreiben lassen und keine Schlüsselübergabe erfassen, damit Zahlungen erkannt werden. Am Mietverhältnis steht „Aus dem Bestand übernommen“.

Voraussetzungen: Der Standort gehört zu einer Gesellschaft, und deren Mietkonto ist mit der Bank verbunden. Ohne verbundenes Konto übernimmt der Import nichts, siehe Bankkonto verbinden.

Schritt-für-Schritt

Öffne den Standort und klicke bei den Einheiten auf Bestand importieren.
Wähle die Datei: Excel (.xlsx) oder CSV, bis 10 MB. Eine Zeile ist ein Mietverhältnis.
Unter Spalten steht für jede Spalte deiner Datei, welches Feld sie füllt. Eloora schlägt die Zuordnung vor, auch bei abgekürzten, englischen oder fehlenden Spaltennamen. Prüfe jede Zeile: passt eine Zuordnung nicht, wähle ein anderes Feld oder Nicht übernehmen.
Unter Prüfen siehst du jede Zeile mit ihrem Status. Nur Zeilen mit Bereit werden übernommen.
Unter Übernehmen steht, was angelegt wird. Klicke auf Zeilen übernehmen.

Was in der Datei stehen muss

Pflicht sind vier Angaben pro Zeile:

Einheit, zum Beispiel G01. Mehrere Einheiten eines Vertrags trennst du mit Komma: G01, G02.
Mieter: ein Name (Max Muster oder Muster, Max), getrennte Spalten für Vor- und Nachname, oder eine Firma. Ein Name mit Rechtsform wie GmbH, KG oder e. V. wird als Firma angelegt.
Mietbeginn als Datum, zum Beispiel 01.03.2024.
Monatsmiete in Euro, zum Beispiel 55,50. Auch bei vierteljährlicher oder jährlicher Zahlweise ist das der Betrag pro Monat.

Freiwillig sind Mietende, Zahlweise (monatlich, quartalsweise, jährlich), Fälligkeitstag (15 oder 3. Werktag), die Art der Einheit (Garage, Stellplatz, Lager), E-Mail, Telefon und Anschrift. Fehlt die Zahlweise oder der Fälligkeitstag in einer Zeile, gilt, was du unter Für Zeilen ohne Angabe wählst.

Was die Status bedeuten

Bereit: wird übernommen.
Braucht Angabe: ein Pflichtwert fehlt oder ist nicht lesbar, oder die Zeile passt so nicht (Vertrag schon beendet, Einheit zweimal in der Datei). Korrigiere die Datei und lade sie erneut hoch. Steht dort „Mieter zuordnen“, beantwortest du die Frage direkt in der Prüfung.
Schon da: Dieses Mietverhältnis gibt es schon (gleiche Einheit, gleicher Beginn, gleicher Mieter). Es bleibt, wie es ist.
Einheit vermietet: Ein anderes laufendes Mietverhältnis hält die Einheit in diesem Zeitraum. Ein Entwurf in Eloora hält sie nicht: Die Zeile wird übernommen, und der Entwurf bleibt bestehen, bis du ihn verwirfst.
Konto nicht verbunden: Das Konto, auf das die Miete geht, ist nicht mit der Bank verbunden.

Sonderfälle und Fehlerbehebung

Was Eloora für den Vorschlag sieht

Für den Vorschlag der Spalten gehen nur die Spaltennamen deiner Datei und die Form jeder Spalte an Anthropic in den USA: ob dort Daten, Beträge, E-Mail-Adressen oder Text stehen und wie viele Zellen leer sind. Was in deinen Zellen steht, verlässt deinen Browser nicht. Kann Eloora gerade nicht antworten, ordnet der Import die Spalten nach den üblichen Spaltennamen zu, und du wählst den Rest selbst.

Hat deine Liste keine Kopfzeile, heißen die Spalten Spalte 1, Spalte 2 und so weiter, und die erste Zeile wird mit übernommen.

Die Datei erneut hochladen

Du kannst dieselbe Datei beliebig oft hochladen. Was schon übernommen ist, steht als Schon da und wird nicht doppelt angelegt. So korrigierst du offene Zeilen am einfachsten: in der Datei ändern, neu hochladen, die restlichen Zeilen übernehmen. Mit Offene Zeilen herunterladen bekommst du nur die Zeilen, die noch etwas brauchen, mit dem Grund daneben.

Ab wann Forderungen entstehen

Jedes übernommene Mietverhältnis läuft sofort. Forderungen entstehen ab dem späteren Datum von Mietbeginn und dem Stichtag der Gesellschaft („Buchführung ab"), bis drei Monate nach heute. Rückstände von vor dem Stichtag übernimmt der Import nicht.

Mieter und Einheiten, die es schon gibt

Eine Einheit mit derselben Bezeichnung nimmt Eloora, statt sie neu anzulegen.

Bei Mietern fragt Eloora lieber nach: Gibt es schon einen Mieter mit diesem Namen, oder mit derselben E-Mail oder Telefonnummer unter einem anderen Namen, erscheint er unter Mieter zuordnen. Dort wählst du, ob es dieselbe Person ist (dann bekommt sie das Mietverhältnis dazu) oder jemand anderes (dann legt Eloora einen neuen Mieter an). Zur Unterscheidung stehen die Einheiten dabei, die der vorhandene Mieter an diesem Standort hat.

Steht ein Name in mehreren Zeilen derselben Datei, ist das ein Mieter mit mehreren Einheiten; die Prüfung zeigt es an der Zeile.

Was du später nachtragen solltest

Für Briefe wie Mahnungen braucht Eloora die Anschrift eines Mieters, um ihn zu erreichen eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Fehlt das in der Datei, wird die Zeile trotzdem übernommen. Die Prüfung zeigt es an der Zeile, und nach dem Import steht, wie viele Mieter es betrifft. Trag die Angaben unter Mieter nach, sobald du sie hast.

Den bisherigen Vertrag hinterlegen

Ein übernommenes Mietverhältnis braucht keinen neuen Vertrag und keine Unterschrift. Wenn du den unterschriebenen Vertrag aufbewahren willst, öffne das Mietverhältnis und klicke im Abschnitt Vertrag auf Vertrag hochladen: ein PDF oder ein Foto, bis 10 MB. Danach lädst du ihn dort herunter. Hast du die falsche Datei erwischt, lädst du mit Andere Datei hochladen die richtige hoch; Eloora zeigt dann diese, die frühere bleibt gespeichert.

Die Vorlage von Eloora darunter kannst du dir weiter ansehen, ausfüllen musst du dafür nichts.

Was nicht übernommen wird

Kaution, Kündigungsfrist und Sondervereinbarungen trägst du am Mietverhältnis nach. Eine Telefonnummer, die Excel als Zahl gespeichert hat, verliert die führende Null und wird deshalb nicht übernommen.