Häufige Fragen

Antworten auf wiederkehrende Fragen aus dem Alltag mit Eloora. Wenn Ihre Frage hier nicht beantwortet wird, hilft oft die passende Detailseite weiter (siehe "Verwandte Themen" am Ende).

Warum erscheint mein Desktop-Outlook nicht in der Liste, die mein Browser bei "In Mail öffnen" anzeigt?

Wenn Sie im Erinnerungs- oder Mahn-Dialog auf In Mail öffnen klicken, baut Eloora nur einen mailto:-Link mit Empfänger, Betreff und Text. Welche Programme zur Auswahl angeboten werden, entscheidet allein Ihr Browser und Ihr Betriebssystem, nicht Eloora.

Eine Website kann aus Datenschutzgründen weder sehen, welche E-Mail-Programme bei Ihnen installiert sind, noch eines davon gezielt auswählen. In der Liste tauchen deshalb meist nur Web-Dienste auf (zum Beispiel Gmail oder Outlook im Web), weil diese sich selbst beim Browser als Mail-Anwendung registrieren. Ein installiertes Desktop-Programm muss sich dagegen aktiv beim Betriebssystem als Standard für mailto-Links eintragen. Das neue Outlook (Outlook für Windows) tut das häufig nicht von selbst, sodass es in der Auswahl fehlt.

So bekommen Sie Ihr Desktop-Programm in die Liste:

Im Browser-Dialog "Andere Anwendung auswählen" (oder ähnlich) prüfen, ob Ihr Programm dort schon manuell wählbar ist.
Unter Windows in den Einstellungen die Standard-Apps öffnen und für das Protokoll MAILTO (oder unter "Standardwerte nach Protokoll festlegen") Ihr gewünschtes E-Mail-Programm hinterlegen.
In Firefox zusätzlich unter Einstellungen im Bereich Anwendungen den Eintrag für mailto auf Ihr Programm umstellen.

Hinweis: Sie sind nicht auf den mailto-Link angewiesen. Im selben Dialog kopieren Sie Empfänger, Betreff und Text über die jeweiligen Kopier-Schaltflächen und fügen sie direkt in Ihr E-Mail-Programm ein. Bei E-Mail-Nachrichten gibt es außerdem die Schaltfläche Direkt versenden, die die Nachricht über Eloora verschickt, wobei Ihre eigene Adresse als Antwort-Adresse erscheint.

Welche Dateien kann ich beim CSV-Import hochladen?

Eloora liest Kontoauszüge als .csv-Dateien aus deutschen Bankexporten ein. Andere Dateitypen (zum Beispiel PDF, XLSX oder MT940) werden nicht akzeptiert. Exportieren Sie Ihre Umsätze im Online-Banking als CSV.

Beim ersten Upload einer Bank ordnen Sie die Spalten der Datei den benötigten Feldern zu. Pflichtfelder sind:

Buchungsdatum, Zahler, Betrag

Optional sind IBAN und Verwendungszweck. Die Zuordnung wird als Bank-Profil gespeichert und beim nächsten Upload derselben Bank automatisch vorgeschlagen, samt Format (Trennzeichen, Zeichenkodierung, Dezimal- und Datumsformat).

Beim Import werden nur Zahlungseingänge übernommen. Ausgehende Buchungen (negativer oder Null-Betrag) werden gefiltert, ebenso Zeilen, in denen Datum, Zahler oder Betrag fehlen oder nicht zum eingestellten Format passen.

Warum wird eine Zahlung doppelt importiert oder als Duplikat übersprungen?

Eloora rechnet Uploads zusammen, statt sich auf eine eindeutige Kennung zu verlassen, denn deutsche Bank-CSVs liefern oft keine stabile Transaktions-ID. Maßgeblich ist, wie oft eine identische Buchung in einer einzelnen Datei vorkommt.

Laden Sie denselben Auszug erneut hoch, wird nichts doppelt erfasst. Der Import ist idempotent.
Zahlt ein Mieter am selben Tag zweimal denselben Betrag (zum Beispiel für zwei Garagen), bleiben beide Buchungen erhalten. Das ist eine echte, gewollte Doppelzahlung, kein Fehler.
Ein späterer Auszug, der eine dritte identische Zahlung enthält, ergänzt genau diese eine zusätzliche Buchung.

Im Importergebnis sehen Sie diese Logik in den Werten Neu importiert und Duplikate übersprungen.

Warum wird eine Zahlung keinem Mieter zugeordnet?

Eloora gleicht jede eingehende Zahlung in mehreren Stufen gegen Ihre Mieter ab: zuerst über die IBAN, dann über hinterlegte Zahlungsnamenvarianten, danach über den exakten und schließlich über einen ähnlichen Namen (unscharfe Suche).

Eine Zahlung bleibt offen oder landet zur Prüfung in der Warteschlange, wenn keiner dieser Wege greift, etwa weil der Kontoinhaber anders heißt als der Mieter (Ehepartner, Firmenkonto) und weder die IBAN noch eine Namensvariante hinterlegt ist.

So verbessern Sie die Erkennung:

Hinterlegen Sie die IBAN beim Mieter. Eloora schlägt eine unbekannte IBAN nach einem erfolgreichen Namenstreffer auch selbst zur Übernahme vor.
Tragen Sie unter dem Mieter über Variante hinzufügen einen abweichenden Zahlernamen als Zahlungsnamenvariante ein.
Ordnen Sie offene Zahlungen einmalig manuell im Handlungsbedarf (in der App Warteschlange) zu. Eloora merkt sich dabei die IBAN für künftige Uploads.

Wie markiere ich einen Monat als entschuldigt, ohne eine Zahlung zu erfassen?

Manche Monate sollen im Zahlungsraster nicht als offen oder unvollständig erscheinen, obwohl keine volle Zahlung eingegangen ist (zum Beispiel bei Leerstand oder einer Stundung). Öffnen Sie dazu das betreffende Feld im Zahlungsraster und wählen Sie Als entschuldigt markieren. Sie geben einen Grund an:

Leerstand, Stundung, Teilzahlung OK, Sonstiges

Optional ergänzen Sie eine Notiz (maximal 500 Zeichen), die im Monatsfeld angezeigt wird. Das Feld wechselt danach in einen neutralen, entschuldigten Zustand. Entschuldigte Monate werden im Mahnwesen übersprungen. Über Entschuldigung entfernen machen Sie die Markierung wieder rückgängig.

Warum sehe ich nach der Registrierung nur "Fast geschafft!" und komme nicht ins Dashboard?

Nach der Registrierung sind zwei Schritte nötig, bevor Eloora Sie ins Dashboard lässt:

E-Mail bestätigen. Klicken Sie auf den Link in der Bestätigungs-E-Mail, die wir an Ihre Adresse geschickt haben.
Freischaltung abwarten. Wir prüfen jeden neuen Zugang manuell und benachrichtigen Sie per E-Mail, sobald Ihr Konto freigeschaltet ist.

Bis dahin sehen Sie die Seite "Fast geschafft!". Das ist erwartetes Verhalten und kein Fehler. Sobald Ihr Konto freigeschaltet ist, gelangen Sie nach der Anmeldung direkt ins Dashboard.

Muss ich zuerst einen Einheitstyp anlegen, bevor ich eine Garage erfassen kann?

Ja. Jede Einheit braucht einen Einheitstyp (zum Beispiel "Einzelgarage" oder "Stellplatz mit Strom"). Sie können ihn direkt im Anlegen-Dialog der Einheit über Neuen Einheitstyp anlegen erstellen oder vorab unter Einstellungen > Einheitstypen. Ob ein Einheitstyp Strom hat, steuert später, ob im Übergabeprotokoll Zählerstände abgefragt werden.

Wie lege ich viele Garagen auf einmal an?

Wechseln Sie im Anlegen-Dialog der Einheit in den Modus Mehrere und geben Sie unter Von und Bis einen Nummernbereich an. Eine Vorschau zeigt alle Kennungen, die angelegt werden. Bereits vorhandene Kennungen werden automatisch ausgeschlossen.

Warum ist mein neuer Mietvertrag nicht sofort aktiv?

Neue Mietverträge starten im Status Ausstehend und durchlaufen ein kurzes Onboarding: Vertrag versendet, Vertrag unterschrieben, Kaution, Schlüsselübergabe. Erst der Schritt Schlüssel übergeben und aktivieren setzt den Mietvertrag auf Aktiv. Die Kaution lässt sich dabei überspringen, wenn keine vereinbart wurde.

Warum kann ich keinen Mietvertrag erstellen?

Die Vertragsgenerierung ist blockiert, solange an der Einheit die Anzahl der Zugangs- und Garagenschlüssel nicht gesetzt ist. Tragen Sie beide Werte an der Einheit ein. Wenn es keine Schlüssel gibt, tragen Sie ausdrücklich 0 ein, damit Eloora den Wert als gesetzt erkennt.

Ändert eine Mieterhöhung auch vergangene Monate?

Nein. Eine Mietänderung mit Gültig ab-Datum wirkt nie rückwirkend. Monate vor dem Stichtag behalten ihre bisherige Miete. Liegt das Datum mitten im Monat, greift die neue Miete erst ab dem Folgemonat.

Warum wurde eine Zahlung in Höhe von Kaution plus Miete aufgeteilt?

Nahe dem Mietbeginn erkennt Eloora den typischen Fall "Kaution + erste Miete". Eine eingehende Zahlung in dieser Höhe wird automatisch aufgeteilt: Die Kaution wird getrennt von der Miete gebucht und der Kautionsstatus auf bezahlt gesetzt.

Warum landet eine eindeutig erkannte Zahlung trotzdem in der Warteschlange?

Eloora bewertet jeden Treffer mit einer Konfidenz. Treffer hoher Konfidenz (IBAN oder exakter Name) werden automatisch verbucht. Treffer mittlerer Konfidenz (umgestellte Namensreihenfolge oder unscharfe Ähnlichkeit) werden nicht automatisch gebucht, sondern als Zuordnung prüfen zur Bestätigung in die Warteschlange gestellt.

Gibt es einen automatischen Mahnlauf?

Nein. Sie lösen jede Stufe (Erinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung, fristlose Kündigung) pro Mieter selbst aus. Eloora erzeugt das passende Dokument und bietet Ihnen Deeplinks (E-Mail oder WhatsApp), den Direktversand oder den Brief an. Eine automatische Eskalation nach einer bestimmten Anzahl offener Monate gibt es nicht.

Was ist der Unterschied zwischen Kündigungsbestätigung und fristloser Kündigung?

Die Kündigungsbestätigung bestätigt dem Mieter den Eingang seiner eigenen Kündigung und das vereinbarte Enddatum. Die fristlose Kündigung ist dagegen die Kündigung durch Sie als Vermieter wegen Zahlungsverzugs (§ 543 BGB). Sie liegt im Mahnwesen, am Ende der Eskalationsstufen.

Bis wann wird nach einer Kündigung noch Miete erwartet?

Bis zum eingetragenen Enddatum. Bei einem in der Zukunft liegenden Enddatum bleibt der Status Gekündigt, der Mieter bleibt der Einheit zugewiesen und die Miete wird bis zum Enddatum weiter erwartet. Erst danach wechselt der Mietvertrag auf Beendet.

Brauche ich einen API-Schlüssel, um Claude mit Eloora zu verbinden?

Nein. Für Claude.ai genügt der Connector mit Anmeldung über Ihre Eloora-Zugangsdaten (OAuth). Als MCP-Server-URL tragen Sie ein:

https://mcp.eloora.io/mcp

API-Schlüssel sind nur für eigene Integrationen gedacht und heute nicht der reguläre Weg.

Kann der KI-Assistent eine fertige PDF (Vertrag, Mahnung) erzeugen?

Nein. Der Assistent über den Claude-Connector erzeugt nur den Text. Die PDF-Erzeugung, die Vorschau und der Versand laufen in der Eloora-Web-App, weil die E-Mail das PDF als Anhang braucht.

Werden meine Mieterdaten zum KI-Training verwendet?

Nicht, wenn Sie in den Claude-Einstellungen das Modelltraining deaktivieren. Ihre Daten bleiben in Ihrer Eloora-Datenbank. Der MCP-Server liest nur bei einer konkreten Abfrage aus ihr.

Warum erscheint auf meinem Vertrag der Name des Garagenhofs statt mein Vermietername?

Das Feld Rechtsform am Garagenhof ist leer. Eloora nutzt für den Vermieternamen zuerst die Rechtsform (zum Beispiel "GbR Müller & Schmidt") und greift nur ersatzweise auf den Namen des Garagenhofs zurück. Tragen Sie die Rechtsform am Garagenhof ein.

Warum taucht meine Hausverwaltung nicht auf dem Dokument auf?

Der Verwalterblock erscheint nur, wenn am Garagenhof das Feld Name der Hausverwaltung ausgefüllt ist. Ohne diesen Namen bleibt der gesamte Verwalterblock im Dokument leer.

Wirkt eine geänderte Standard-Bankverbindung auch auf bestehende Garagenhöfe?

Nein. Die Standard-Bankverbindung aus den Einstellungen wird nur in neu angelegte Garagenhöfe übernommen. Bestehende Höfe behalten ihren bisherigen Wert. Passen Sie die Bankverbindung in diesem Fall direkt am jeweiligen Garagenhof an.

Wie lange speichert Eloora meine Mieterdokumente?

Je nach Dokumenttyp gilt eine feste Speicherfrist:

Ausweiskopien: 3 Monate
Verträge, Mahnungen, Kündigungen, Übergabeprotokolle: 3 Jahre
Entwürfe, Anschreiben, Sonstiges: 6 Monate

Die Frist beginnt erst mit dem Vertragsende oder der Archivierung des Mieters, nicht mit dem Hochladen. Das geplante Löschdatum sehen Sie am Dokument als Hinweis Wird gelöscht am TT.MM.JJJJ.

Wie lösche ich mein gesamtes Eloora-Konto?

Öffnen Sie die Kontoeinstellungen und im Abschnitt Konto löschen die Schaltfläche Persönliches Konto löschen. Nach der Bestätigung werden Datenbank, Dateispeicher und Anmeldedaten endgültig entfernt. Audit-Protokolle bleiben aus rechtlichen Gründen erhalten.

Kann ich alle meine Daten auf einmal exportieren?

Einen Ein-Klick-Komplettexport gibt es derzeit nicht. Einzelne Dokumente können Sie direkt herunterladen. Eine vollständige Auskunft oder die Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO erhalten Sie auf Anfrage beim Verantwortlichen (Kontaktdaten in der Datenschutzerklärung).

Stellt Eloora einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bereit?

Aktuell nicht im Produkt. Die Datenschutzerklärung beschreibt das Verhältnis zu den eingesetzten Auftragsverarbeitern, ersetzt aber keinen abschließbaren AVV zwischen Ihnen und Eloora. Wenn Sie einen AVV für Ihre Dokumentation benötigen, wenden Sie sich bitte direkt an den Anbieter.

Kann ich meine Zahlungen aus Eloora als DATEV-Datei exportieren?

Noch nicht. Der DATEV-Export (EXTF-Buchungsstapel), ein Kontenrahmen und fortlaufende Belegnummern sind geplant, aber noch nicht gebaut. Ihre Zahlungen werden bereits abgeglichen und gespeichert, sodass ein späterer Export auf einer sauberen Datenbasis aufsetzt.