Mahnungen versenden
Eine Zahlungserinnerung, die 1. und die 2. Mahnung vom Mietvertrag aus senden, und eine Mahnsperre setzen.
Video folgt
Eine kurze Videoanleitung zu diesem Schritt wird ergänzt.
Voraussetzungen: Ein aktiver Mietvertrag mit einer fälligen, offenen Miete. Für die Gesellschaft, die vermietet, ist die Vertretung bestätigt (unter Gesellschaften). Für eine Mahnung braucht die Gesellschaft ein Mietkonto.
Hinweis: Es gibt keinen automatischen Mahnlauf. Du entscheidest bei jedem Mietvertrag selbst, ob und wann du welche Stufe versendest. Dein Klick auf Senden ist die Freigabe.
Die Stufen
| Stufe | Form | Wege |
|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | Nachricht ohne Brief | E-Mail über Eloora, E-Mail aus deinem Mailprogramm, WhatsApp |
| 1. Mahnung | PDF-Brief | E-Mail über Eloora (mit PDF), E-Mail aus deinem Mailprogramm, Brief |
| 2. Mahnung | PDF-Brief, nennt die Folgen | wie die 1. Mahnung |
Die Zahlungserinnerung ist freiwillig, und jede Stufe darfst du wiederholen. Die 2. Mahnung folgt erst auf eine 1. Mahnung für dieselbe Miete.
Eine Erinnerung oder Mahnung senden
- Öffne den Mietvertrag und klicke im Abschnitt Zahlungen auf Erinnerung/Mahnung senden. Der Button erscheint, solange eine Miete fällig und offen ist.
- Wähle die Forderungen. Jede Zeile zeigt den Zeitraum, den offenen Betrag und die Stufe, die sie schon erreicht hat. Eine Forderung mit Mahnsperre ist ausgegraut.
- Eloora schlägt die Stufe vor: die nächste nach der höchsten, die eine der gewählten Forderungen erreicht hat. Du kannst eine andere wählen.
- Hat der Vertrag mehrere Mieter, wählst du unter An, an wen das Schreiben geht.
- Wähle den Weg. Fehlt dafür etwas (etwa die E-Mail-Adresse des Mieters), steht es unter dem Weg.
- Prüfe den Text. Bei einer Mahnung öffnet Vorschau öffnen den Brief mit dem Vermerk „Vorschau“.
- Klicke auf Senden (E-Mail über Eloora) oder Vorbereiten (alle anderen Wege).
Was danach passiert, hängt vom Weg ab:
- E-Mail über Eloora: Eloora schickt die E-Mail von noreply@eloora.io im Namen der Gesellschaft, mit dem PDF bei einer Mahnung. Antworten gehen an die E-Mail-Adresse der Gesellschaft. Im Verlauf siehst du, wann sie zugestellt wurde oder zurückkam.
- E-Mail aus deinem Mailprogramm: Eloora öffnet über In Mail öffnen einen fertigen Entwurf. Ein PDF hängst du selbst an, über PDF öffnen lädst du es herunter.
- WhatsApp: In WhatsApp öffnen startet den Chat mit dem Text.
- Brief: Eloora erstellt das PDF zum Drucken. Nach dem Einwerfen klickst du im Verlauf beim Brief auf Versand erfassen. Erst dann gilt die Stufe als erreicht.
Jede Mahnung wird mit ihrem PDF beim Mietvertrag gespeichert.
Mahnsperre
Mit einer Mahnsperre wartet das Mahnen bis zu einem Tag, zum Beispiel nach einer Zahlungszusage.
- Klicke im Abschnitt Zahlungen auf Mahnsperre setzen.
- Wähle, ob sie für den ganzen Vertrag oder eine Forderung gilt, den letzten Tag und einen Grund.
- Klicke auf Speichern.
Eine Mahnsperre endet an ihrem Tag. Früher beendest du sie mit Beenden.
Eloora hält das Mahnen auch von selbst an:
- Offene Zahlung zu klären: Eine Zahlung auf dem Konto könnte zu diesem Vertrag gehören. Ordne sie unter Zu klären zu, dann geht es weiter.
- Nicht geprüft: Für den Fälligkeitstag fehlt der Kontoauszug des Mietkontos. Die Miete könnte bezahlt sein. Sobald die Kontodaten den Tag abdecken, geht es weiter.
Sonderfälle und Fehlerbehebung
- „Für diese Gesellschaft ist keine Vertretung bestätigt“: Bestätige die Vertretung unter Gesellschaften. Ohne sie verschickt Eloora keine Stufe, auch keine Erinnerung.
- „Seit der Vorschau hat sich ein offener Betrag geändert“: Eine Zahlung kam dazwischen. Lade neu und prüfe den Text.
- Keine E-Mail-Adresse und keine Handynummer: Dann bleibt für eine Mahnung nur der Brief, und die Zahlungserinnerung entfällt. Eloora schlägt die 1. Mahnung per Brief vor.
- „Noch nicht versendet“ im Verlauf: Der E-Mail-Dienst hat den Versand noch nicht bestätigt. Sende nicht ein zweites Mal, sieh später nach.