Aufbewahrung und automatische Löschung
Mieterdokumente sind personenbezogene Daten und dürfen nicht länger gespeichert werden, als es der Zweck erfordert (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Eloora setzt das automatisch um: Jedes Dokument bekommt je nach Typ eine feste Speicherfrist, und ein täglicher Lauf löscht abgelaufene Dokumente endgültig. Sie müssen dafür nichts tun.
Wann die Frist zu laufen beginnt
Solange ein Mietvertrag läuft oder ein Mieter aktiv ist, läuft keine Löschuhr. Erst diese beiden Ereignisse starten die Frist:
- Vertragsdokumente: ab dem Enddatum des Mietvertrags.
- Mieterdokumente (zum Beispiel eine Ausweiskopie am Mieter): ab dem Zeitpunkt, zu dem Sie den Mieter archivieren.
Wird ein Mieter archiviert, gilt zusätzlich eine Mindestfrist von 30 Tagen, bevor irgendetwas gelöscht werden kann. So bleibt ein versehentliches Archivieren folgenlos: Sie können den Mieter rechtzeitig wieder aktiv setzen, und die Löschuhr stoppt.
Hinweis: Setzen Sie einen archivierten Mieter wieder auf aktiv, wird die Löschuhr für dessen Mieterdokumente angehalten. Bereits beendete Mietverträge behalten ihre Frist, da der Vertrag dadurch nicht wieder auflebt.
Speicherfristen je Dokumenttyp
Die Frist hängt am Dokumenttyp. Es gibt drei Klassen:
| Speicherfrist | Dokumente | Begründung |
|---|---|---|
| 3 Monate | Ausweiskopie | Zweckgebunden, sparsame Aufbewahrung (Art. 5 Abs. 1 lit. c und e DSGVO, § 20 PAuswG) |
| 3 Jahre | Unterschriebener Mietvertrag, Mahnung 1, Mahnung 2, fristlose Kündigung, Kündigungsbestätigung, Übergabeprotokoll (Einzug und Auszug) | Nachweis für Ansprüche bis zum Ende der regelmäßigen Verjährungsfrist nach § 195 BGB |
| 6 Monate | Vertragsentwurf, Anschreiben, sonstige Dokumente | Konservativer Standardwert |
Hinweis: Die 3-Jahres-Frist orientiert sich an der regelmäßigen Verjährungsfrist. Steuerliche oder handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten (etwa für Belege) können länger sein und werden hier nicht abgebildet. Ziehen Sie im Zweifel Ihren Steuerberater hinzu.
Das Löschdatum am Dokument
Sobald die Löschuhr läuft, zeigt Eloora das geplante Löschdatum direkt am Dokument an. In der Dokumentliste eines Mieters oder Mietvertrags steht dann der Hinweis:
Wird gelöscht am TT.MM.JJJJ
Bei laufenden Verträgen und aktiven Mietern erscheint kein Datum, weil die Frist noch nicht begonnen hat.
Der tägliche Löschlauf
Ein automatischer Lauf prüft einmal pro Tag (gegen 03:30 Uhr UTC), welche Dokumente fällig sind. Fällige Dokumente werden in zwei Schritten endgültig entfernt: zuerst die Datei im Speicher, dann der Datenbankeintrag. In den Protokollen werden dabei nur Dokument-Kennungen festgehalten, niemals Dateinamen oder Mieternamen.
Achtung: Diese Löschung ist endgültig und nicht umkehrbar. Wenn Sie ein Dokument über das Fristende hinaus behalten müssen, laden Sie es vorher herunter und sichern es außerhalb von Eloora.
Hinweis: Gelöschte Daten können in den Sicherungskopien des Datenbankanbieters noch bis zur turnusmäßigen Rotation der Backups enthalten sein. Sicherungskopien werden nicht dazu verwendet, gelöschte personenbezogene Daten wiederherzustellen.
Hosting und Speicherort
- Die Anwendung selbst läuft beim Hosting-Anbieter Vercel. Server-Logs (zum Beispiel IP-Adresse, Browsertyp, Zugriffszeit) werden laut Anbieter maximal 30 Tage aufbewahrt.
- Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher laufen über Supabase. Dokumente liegen verschlüsselt im Ruhezustand (AES-256) und sind nur über kurzlebige, signierte Links erreichbar.
- Mehrere der eingesetzten Dienstleister haben ihren Sitz in den USA. Sie sind Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO, und es liegen DSGVO-konforme Verträge (Standardvertragsklauseln) vor. Welche Anbieter das im Einzelnen sind, steht in der Datenschutzerklärung unter "Datenempfänger".
Hinweis: Die genaue Hosting-Region (zum Beispiel ein EU-Rechenzentrum) ist eine Konfiguration des Anbieters und nicht aus der App selbst ablesbar. Den belastbaren Stand dazu finden Sie in der Datenschutzerklärung und im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).