Vermieter-Stammdaten

Auf jedem Vertrag, jeder Mahnung und jeder Kündigung steht oben, wer der Vermieter ist: Name, Anschrift und Bankverbindung. Diese Angaben werden an zwei Stellen gepflegt. Name und Adresse des Vermieters gehören zum jeweiligen Garagenhof, die Bankkonten zur Gesellschaft, die vermietet. Diese Seite erklärt, wo du was einträgst und wie die Werte ins Dokument gelangen.

Hinweis: Es gibt aktuell keine einzelne Seite „Vermieter-Stammdaten“ in der App. Name und Anschrift werden je Garagenhof gespeichert, weil ein Vermieter mehrere Höfe mit unterschiedlichen Inhabern oder Rechtsformen betreiben kann.

Vermietername und Anschrift (am Garagenhof)

Der Vermietername und die Vermieteradresse stehen am jeweiligen Garagenhof. So pflegst du sie:

Öffne in der Seitenleiste Garagenhöfe und wähle den betreffenden Garagenhof.
Öffne den Abschnitt Inhaber (juristische Person).
Trage unter Adresse Zeile 1, Stadt, Postleitzahl und den weiteren Feldern die Anschrift des Vermieters ein. Optional sind Telefon und E-Mail.
Den angezeigten Namen des Vermieters steuerst du über das Feld Rechtsform (z.B. „GbR Müller & Schmidt“). Ist dieses Feld leer, wird der Name des Garagenhofs als Vermietername verwendet.

So entsteht der Vermietername im Dokument: Eloora nimmt zuerst die Rechtsform. Ist sie nicht gesetzt, nimmt Eloora den Namen des Garagenhofs.

Hinweis: Damit für einen Garagenhof Verträge und Schreiben erstellt werden können, müssen die Pflichtangaben vollständig sein. Fehlen Felder, zeigt der Garagenhof einen Hinweis Fehlende Felder für Verträge mit der Liste der noch offenen Angaben an.

Bankkonten (bei der Gesellschaft)

Ein Bankkonto gehört zu der Gesellschaft oder Person, die es führt. Eine Standard-Bankverbindung für die ganze Organisation gibt es nicht mehr.

Ein Bankkonto kommt über Bankkonto verbinden auf der Karte der Gesellschaft in Eloora: Du meldest dich bei deiner Bank an, und Eloora übernimmt IBAN, BIC und Bank von dort. Wie das geht, steht unter Ein Bankkonto verbinden.

Über Bearbeiten beim Konto legst du fest, für welche Garagenhöfe und wofür (Miete, Kaution, Allgemein) das Konto genutzt wird. Ohne Garagenhof gilt die Verwendung für alle Garagenhöfe der Gesellschaft. Ein neu verbundenes Konto gilt für alles und für alle Garagenhöfe.

Jede IBAN gibt es in deiner Organisation nur einmal. Ein aus deinen bisherigen Daten übernommenes Konto ohne IBAN zeigt IBAN fehlt: Verbinde das Bankkonto, dann ergänzt Eloora sie, oder trag sie über Bearbeiten nach. Das Konto bleibt dabei dasselbe.

Bankverbindung je Garagenhof

Ein Garagenhof kann für seine Dokumente zusätzlich eine eigene Bankverbindung tragen. Öffne dazu den Garagenhof und passe die Felder Bank-IBAN und Bankname an.

Vertretung

Verträge, Mahnungen, Kündigungen und Auszahlungen gehen im Namen einer Gesellschaft hinaus. Eloora hält deshalb fest, wer die Gesellschaft dabei vertritt, und prüft das, bevor es ein solches Schreiben in ihrem Namen herausgibt. So bestätigst du die Vertretung:

Öffne in der Seitenleiste Gesellschaften.
Auf der Karte der Gesellschaft steht unter Buchführung ab die Zeile Vertretung. Steht dort Nicht bestätigt, wähle Vertretung bestätigen.
Wähle, wer die Gesellschaft vertritt, und bestätige.

Wer zur Auswahl steht:

Ein Vermieter als Person (Privatperson, e.K.) vertritt sich selbst und unterschreibt mit dem Namen, der auf der Karte steht.
Eine Gesellschaft (GbR, GmbH, KG) wird von einer Person vertreten, die unter Vertreten durch eingetragen ist, zum Beispiel von der Geschäftsführerin. Ist dort noch niemand eingetragen, trage die Person zuerst über Bearbeiten ein.

Die Vertretung gilt ab dem Tag der Bestätigung für Verträge, Mahnungen, Mieterhöhungen, Kündigungen, Auszahlungen, Steuermeldungen und Steuerzahlungen, bis du sie widerrufst. Ein Dokument brauchst du dafür nicht. Jede Gesellschaft bestätigst du für sich, auch wenn dieselbe Person mehrere vertritt.

Eloora speichert Name und Funktion so, wie sie bei der Bestätigung eingetragen waren. Änderst du später die Liste Vertreten durch, bleibt die bestätigte Vertretung, wie sie ist. Soll jemand anderes vertreten, widerrufe sie und bestätige sie neu.

Vertretung widerrufen

Wähle in der Zeile Vertretung den Punkt Widerrufen. Ab diesem Moment gibt Eloora nichts mehr im Namen der Gesellschaft heraus, bis jemand die Vertretung wieder bestätigt. Schreiben, die vorher herausgegangen sind, behalten ihren Nachweis. Du kannst die Vertretung am selben Tag neu bestätigen.

Vertretung aus der Datenübernahme

Bei der Übernahme deiner Daten aus der bisherigen Version kann Eloora die Vertretung schon eintragen. Die Zeile zeigt dann aus Datenübernahme mit dem Datum, und die Vertretung gilt sofort. Prüfe sie trotzdem: Stimmt sie nicht, widerrufe sie und bestätige die richtige Person.

Hinweis: Bestätigen und widerrufen können nur Inhaber und Admins der Organisation. Eloora hält fest, wer die Vertretung wann bestätigt hat. Ob sie rechtlich wirksam ist, prüft Eloora nicht. Eine Vollmacht für eine Hausverwaltung lässt sich noch nicht eintragen.

Nachweise für die Telefonnummer

Für eine Telefonnummer mit Ortsvorwahl verlangt die Bundesnetzagentur über unseren Anbieter Twilio Nachweise, dass es deine Gesellschaft gibt und wo sie sitzt. Du lädst sie bei der Gesellschaft unter Nachweise hoch. Twilio prüft drei Dinge, und jedes Dokument deckt einen Teil davon ab:

Dokument	Name	Anschrift	Registernummer oder Steuernummer
Handelsregisterauszug	ja	ja	ja
Schreiben des Finanzamts mit deiner Steuernummer	ja	ja	ja
Gewerbeanmeldung	ja	ja	nein

Das reicht:

Mit Handelsregistereintrag (KG, GmbH, e.K.): der aktuelle Handelsregisterauszug. Du bekommst ihn kostenlos auf handelsregister.de („Aktueller Abdruck“).
Ohne Handelsregistereintrag (Einzelunternehmen, die meisten GbR): die Gewerbeanmeldung für Name und Anschrift, dazu ein Schreiben mit deiner Nummer, etwa das Schreiben des Finanzamts zu deiner Steuernummer oder die Mitteilung des Bundeszentralamts für Steuern zu deiner USt-IdNr. oder Wirtschafts-Identifikationsnummer. Trag dieselbe Nummer bei der Gesellschaft als Steuernummer ein. Steht auf dem Schreiben noch eine alte Anschrift, ist das kein Problem: Eloora schickt es Twilio nur als Nachweis der Nummer. Die Gewerbeanmeldung allein genügt nicht, weil sie keine Nummer nachweist.

Name und Anschrift auf dem Dokument, das die Anschrift nachweist (Handelsregisterauszug oder Gewerbeanmeldung), müssen genau so bei der Gesellschaft stehen, und die Anschrift muss im Gebiet der Vorwahl liegen. Ein Steuerbescheid oder eine ganze Steuererklärung ist nicht nötig. Die Nachweise gehen nur an Twilio und an niemanden sonst.

Als E-Mail-Adresse der Gesellschaft verlangt Twilio eine geschäftliche Adresse mit eigener Domain, etwa name@deine-firma.de. Adressen von web.de, GMX, Gmail und ähnlichen Anbietern lehnt Twilio ab.

Die Vorwahl und das Bundesland liest Eloora aus der Anschrift der Gesellschaft. Hat dein Ort mehrere Vorwahlen, wählst du auf der Seite Telefon die deiner Anschrift. Eine eigene Website ist nicht nötig: Ohne sie nennt Eloora Twilio die eigene Seite eloora.io und beschreibt, wofür die Nummer da ist.

So gelangen die Werte ins Dokument

Beim Erzeugen eines Vertrags, einer Mahnung oder einer Kündigung setzt Eloora die Stammdaten über Seriendruckfelder in deine Vorlage ein. Die wichtigsten sind:

{{owner_name}}            Vermietername (Rechtsform oder Garagenhof-Name)
{{owner_address_postal}}  Vermieter-Adresse, 2 Zeilen (DIN-5008-Format)
{{owner_bank_iban}}       IBAN des Garagenhofs
{{owner_bank_name}}       Bankname des Garagenhofs

Für die übliche dreizeilige Postanschrift kombinieren Vorlagen den Namen mit der Adresse, zum Beispiel {{owner_name}} in einer Zeile und darunter {{owner_address_postal}}. Welche Felder es gibt und wie du sie einsetzt, liest du unter Vorlagen verwalten.

Hinweis: Die Postanschrift folgt der deutschen Norm DIN 5008: Straße, dann „PLZ Ort“. Das Bundesland erscheint nicht, ein Land nur dann, wenn die Adresse außerhalb Deutschlands liegt.

Sonderfälle und Fehlerbehebung

Auf dem Dokument steht der Garagenhof-Name statt eines Vermieternamens. Das Feld Rechtsform am Garagenhof ist leer. Trage dort den gewünschten Vermieternamen ein.
Die IBAN erscheint als Leerstelle. Am Garagenhof ist keine IBAN hinterlegt. Trage die Bank-IBAN direkt am Garagenhof nach.
Ich möchte eine Hausverwaltung oder einen Ansprechpartner angeben. Diese Felder sind optional und werden separat behandelt. Siehe Verwalter und Ansprechpartner.