Zahlungen abgleichen

Nach jedem CSV-Import ordnet Eloora die importierten Buchungen automatisch zu. Das geschieht in zwei Stufen: Zuerst sucht der Abgleich (Matching) zu jeder Zahlung den passenden Mieter, danach verteilt die Zuordnung (Allocation) den Betrag auf die richtigen Monate. Beides läuft direkt nach dem Upload ohne weiteres Zutun.

Demnächst

Video folgt

Eine kurze Videoanleitung zu diesem Schritt wird ergänzt.

Voraussetzungen: Angelegte Mieter mit Mietverträgen und ein erfolgter CSV-Upload. Hinterlegte IBANs oder Zahlungsnamen verbessern die Trefferquote.

Stufe 1: Den Mieter finden

Eloora vergleicht jede Zahlung der Reihe nach mit Ihren Mietern. Die erste Stufe, die greift, gewinnt:

IBAN exakt: Die IBAN der Zahlung ist bei einem Mieter hinterlegt. Sicherster Treffer, hohe Konfidenz, wird automatisch zugeordnet.
Zahlungsname: Der Name aus der Buchung entspricht einem hinterlegten Zahlungsnamen des Mieters (ein gespeicherter Schreibweisen-Alias). Hohe Konfidenz, automatisch.
Name exakt: Der Name aus der Buchung entspricht dem Mieternamen. Eloora normalisiert dabei beide Seiten, damit Umlaut-Schreibweisen aus Bankdaten zusammenpassen (JUERGEN und Jürgen, FOERSTER und Förster). Hohe Konfidenz, automatisch. Diese Stufe erkennt auch Zusätze wie einen zweiten Vornamen, gemeinsame Konten mit "und" sowie getrennte Doppelnamen.
Namensbestandteile in anderer Reihenfolge: Zweitkonten führen den Namen oft umgestellt (Gerber Paul statt Paul Gerber) oder mit zusätzlichem Mittelnamen. Eloora vergleicht die Namensteile ungeordnet. Mittlere Konfidenz, geht zur Prüfung in die Warteschlange.
Unscharfe Suche (Levenshtein): Bei Tippfehlern oder kleinen Abweichungen misst Eloora die Ähnlichkeit der Namen und akzeptiert nur sehr nahe Treffer. Mittlere Konfidenz, geht zur Prüfung in die Warteschlange.

Findet keine Stufe einen Mieter, gilt die Zahlung als nicht zugeordnet und landet als Eintrag in der Warteschlange.

Ergebnis und Konfidenz

Nach Stufe 1 sehen Sie das Banner Zuordnung abgeschlossen mit den Kennzahlen Automatisch zugeordnet, Prüfung nötig, Nicht zugeordnet und IBAN-Vorschläge.

Hohe Konfidenz (IBAN, Zahlungsname, Name exakt) wird ohne Rückfrage zugeordnet.
Mittlere Konfidenz (Reihenfolge, unscharf) wird nicht automatisch verbucht, sondern als Zuordnung prüfen in die Warteschlange gestellt, damit Sie sie bestätigen oder korrigieren.

IBAN-Lernen

Wird eine Zahlung über den Namen einem Mieter zugeordnet und trägt eine noch unbekannte, gültige IBAN, merkt Eloora sich diese IBAN für künftige Abgleiche:

Bei einem hohen Treffer (Zahlungsname, Name exakt) wird die IBAN automatisch beim Mieter gespeichert.
Bei einem mittleren Treffer erscheint stattdessen ein IBAN-Vorschlag in der Warteschlange, den Sie bestätigen. Bestätigen Sie eine unsichere Zuordnung über Zuordnung prüfen, wird die zugehörige IBAN gleich mitgespeichert.

So ordnet Eloora denselben Mieter beim nächsten Mal direkt über die IBAN zu, was die zuverlässigste Stufe ist.

Stufe 2: Den Betrag auf Monate verteilen

Sobald der Mieter feststeht, verteilt Eloora den Betrag deterministisch auf offene Monate. Vereinfacht:

Eine Monatsmiete: Der Betrag entspricht der Gesamtmiete. Eloora bucht den passenden Monat (in der Regel den Buchungsmonat, sonst den ältesten offenen Monat).
Sammelzahlung über mehrere Monate: Ein Vielfaches der Miete wird auf aufeinanderfolgende Monate verteilt, erst Rückstände, dann Vorauszahlungen, begrenzt auf zwölf Monate im Voraus und das Vertragsende.
Ein einzelner Vertrag bei mehreren Garagen: Passt der Betrag genau zur Miete einer einzelnen Garage, bucht Eloora diese Garage.
Teilzahlung: Liegt der Betrag unter der Monatsmiete, wird er als Teilzahlung mit sichtbarem Fehlbetrag gebucht.
Kaution: Nahe am Mietbeginn erkennt Eloora eine ausstehende Kaution, auch in Kombination mit der ersten Miete ("Kaution plus erste Miete"), und bucht sie getrennt.

Auch der Anfangs- und der Endmonat eines Vertrags werden anteilig berechnet. Eine bezahlte Halbmonatsmiete im Einzugsmonat zählt dann als vollständig gedeckt für diesen kürzeren Zeitraum.

Wenn die Zuordnung nicht eindeutig ist

Lässt sich der Zielmonat nicht sicher bestimmen (zum Beispiel offene Rückstände und gleichzeitig ein möglicher Vormonat), rät Eloora nicht, sondern legt einen Eintrag in der Warteschlange an. Das Ergebnis sehen Sie im Banner Verteilung abgeschlossen mit Zahlungen erstellt, Nicht zuordenbar und Aktionspunkte.

Umgang mit unsicheren Zuordnungen einstellen

Vor dem Upload können Sie unter Wie Zahlungen zugeordnet werden festlegen, was mit mittlerer Konfidenz passiert:

Zur Prüfung senden (empfohlen): Sie bestätigen jede unsichere Zuordnung manuell in der Warteschlange.
Automatisch zuordnen: Unsichere Treffer werden automatisch akzeptiert und sofort verbucht.
Überspringen: Unsichere Treffer werden ignoriert, nur exakte Treffer werden verarbeitet.

Bezug zur Warteschlange

Alles, was Eloora nicht sicher allein entscheiden kann, sammelt sich unter Handlungsbedarf:

Nicht zugeordnete Zahlung: Kein Mieter gefunden, ordnen Sie sie manuell zu.
Zuordnung prüfen: Einen unsicheren Treffer bestätigen oder korrigieren.
IBAN-Vorschlag: Eine gelernte IBAN bestätigen.
Zahlung kann nicht zugeordnet werden: Der Mieter steht fest, aber der Betrag oder Monat ist unklar.

Wie Sie diese Einträge abarbeiten, steht unter Handlungsbedarf bearbeiten.

Sonderfälle und Fehlerbehebung

Falsch zugeordnet? Im Zahlungsverlauf einer Einheit korrigieren Sie eine Zahlung über Aktionen mit Neu zuordnen, Zuordnung aufheben oder Zahlung löschen.
Abgleich erneut starten. Über den Upload-Verlauf auf der Seite Zahlungen lässt sich ein Batch erneut verarbeiten.