Ein Übergabeprotokoll erstellen

Das Übergabeprotokoll hält fest, in welchem Zustand die Mietsache übergeben wurde: beim Einzug, wenn der Mieter Einheit und Schlüssel bekommt, und beim Auszug, wenn beides zurückkommt. Du erfasst es auf der Seite des Mietvertrags in der Karte Übergabe. Eloora druckt daraus ein PDF mit einer Unterschriftenzeile für beide Seiten, speichert es beim Mietvertrag und bucht die gezählten Schlüssel.

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Schritt-für-Schritt

1. Öffne den Mietvertrag und dort die Karte Übergabe unter Schlüssel.
2. Klicke auf Übergabe erfassen.
3. Wähle unter Art Einzug oder Auszug. Eloora bietet nur an, was noch fehlt, und schlägt Auszug vor, sobald der Einzug erfasst oder das Vertragsende bestätigt ist.
4. Prüfe das Datum der Übergabe. Es ist heute vorbelegt und darf nicht in der Zukunft liegen.
5. Für jede Einheit des Vertrags:
   • Zustand der Mietsache und Festgestellte Mängel sind mit dem letzten Protokoll der Einheit vorbelegt (Stand: zeigt, von wann). Passe sie an, was heute anders ist. Zu einem Mangel kannst du einen geschätzten Schaden in Euro angeben.
   • Zählerstand (kWh) erscheint nur bei Einheiten mit Strom und ist Pflicht.
   • Unter Schlüssel steht je Schlüsselart, was erwartet wird: beim Einzug die Zahl laut Vertrag, beim Auszug, was der Mieter hat. Das Feld daneben ist die gezählte Zahl.
6. Unter Weitere Angaben trägst du ein, wer für den Mieter unterschreibt, falls das nicht der Mieter selbst ist.
7. Setze Protokoll auf Papier unterschrieben, wenn der Mieter das Protokoll unterschreibt.
8. Bestätige Zählerstand und Zustand wurden aktuell geprüft und sind korrekt.
9. Klicke auf Übergabe abschließen. Eloora druckt das Protokoll, speichert es und bucht die Schlüssel. Über Protokoll herunterladen holst du es zum Ausdrucken und Unterschreiben.

Was beim Abschließen passiert

• Schlüssel. Beim Einzug gehen die gezählten Schlüssel an den Mieter, beim Auszug zurück an dich. Die Karte Schlüssel zeigt danach, was der Mieter hat. Die Zahl im Vertrag bleibt, wie sie vereinbart ist.
• Rückgabe. Der Auszug hält fest, wann die Einheit zurückgekommen ist, auch vor dem bestätigten Vertragsende. Die Miete läuft trotzdem bis zum Vertragsende.
• Protokoll. Das PDF liegt beim Mietvertrag und kann nicht mehr geändert werden.

Sonderfälle und Fehlerbehebung

• Weniger Schlüssel übergeben als vereinbart. Trag die gezählte Zahl ein, das Protokoll druckt dann zum Beispiel „1 von 2". Den fehlenden Schlüssel gibst du später auf der Seite der Einheit unter Schlüssel mit Bewegung erfassen aus.
• Etwas im Protokoll ist falsch. Klicke bei der Übergabe auf Korrigieren, ändere Zustand, Mängel, Zählerstand oder Datum und gib einen Grund an. Eloora druckt ein neues Protokoll; das alte bleibt unter Frühere Fassungen. Die Schlüsselzahlen ändert eine Korrektur nicht: Eine falsch gezählte Zahl korrigierst du mit einer Schlüsselbewegung auf der Seite der Einheit.
• Die Schlüsselzahlen haben sich gerade geändert. Hat jemand zwischen Öffnen und Abschließen eine Schlüsselbewegung erfasst, lehnt Eloora das Protokoll ab, weil es mit alten Zahlen gedruckt wäre. Öffne die Übergabe noch einmal.
• Kein Recht zum Abschließen. Übergaben schließen Mitglieder mit den Rechten Verwaltung oder Administrator ab. Als Buchhaltung oder Leser siehst du die Karte und lädst die Protokolle herunter.
• Eine zweite Übergabe derselben Art. Je Vertrag gibt es einen Einzug und einen Auszug. Korrigiere die vorhandene, statt eine neue anzulegen.

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